Бизнес-ассистент руководителя

Вакансия открыта в управляющей компании Топливного дивизиона "ТВЭЛ"

Обязанности:

• Управление расписанием и рабочим временем руководителя

Составление, планирование и ведение графика руководителя с расстановкой задач по приоритетам; ведение календаря с отслеживанием изменений;

Формирование еженедельного графика командировок.

• Организация встреч и совещаний

Формирование состава участников и повестки дня совещаний;

Согласование с ответственными сотрудниками и президентом;

Рассылка приглашений через Microsoft Outlook с прикреплением необходимых документов;

Определение и организация формата проведения (онлайн/очно);

Организация конференц-звонков;

Оформление пропусков и бронирование помещений;

Запрос и получение итогов встреч (протоколов и перечня поручений) с последующим контролем;

Совместное ведение информационно-организационного плана с протокольной службой в части мероприятий с участием президента и долгосрочного графика рабочих выездов.

• Сбор, подготовка и управление информацией

Осуществление поиска, сбора и подготовки аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя (включая конфиденциальную информацию);

Администрирование планов, отчетов и поручений по ключевым проектам;

Управление документооборотом в системе ЕОСДО, в том числе с документами, имеющими грифы конфиденциальности.

• Контроль и исполнение поручений

Доведение поручений руководителя до исполнителей; отслеживание и контроль их своевременного выполнения; запрос информации об исполнении; ведение реестра поручений.

• Коммуникации и взаимодействие со сторонами

Управление информационными потоками и приоритетностью контактов руководителя (определение времени и возможности соединения с руководителем, переключение запросов на ответственные лица);

Прием входящих звонков в приемную руководителя и подразделение;

Взаимодействие с руководителями всех уровней и первыми лицами компании;

Организация сотрудников; решительное принятие ответственности за принятие организационных решений.

• Организация деловых поездок

Планирование и организация деловых командировок руководителя;

Координация логистики перелетов и переездов;

Постановка задач водителям руководителя; решение организационно-технических вопросов.

• Документационное обеспечение

Редактирование и составление писем, служебных записок и иных документов по поручению руководителя; подготовка документов к совещаниям.

• Административно-хозяйственное обеспечение

Обеспечение рабочего места руководителя и приемной подразделения необходимым оборудованием, инвентарем и канцелярскими принадлежностями;

Организация питания, горячих и холодных напитков;

Создание условий, способствующих эффективной работе руководителя;

Сопровождение личных дел по запросу.

• Информационная поддержка подразделения

Информирование и консультирование сотрудников по организационным вопросам;

Обеспечение понимания процессов в подразделении;

Контентное включение в информационные потоки подразделения.

Требования:

• Образование: высшее;
• Релевантный опыт работы в должности ассистента от 3-х лет с первыми лицами в российских, международных компаниях или государственных структурах (будет преимуществом в атомной отрасли);
• Практический навык работы в программах (Outlook, Word, Excel, Power Point в части подготовки документов, схем, таблиц, презентаций);
• Умение работать с большим объемом информации, уметь быстро приключаться между задачами, проявлять гибкость и быстро реагировать;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Опыт работы в системе электронного документооборота и контроля поручений;
• Способность оперативно обрабатывать и систематизировать большой поток информации;
• Способность качественно выполнять широкий круг обязанностей;
• Умение корректно обращаться с конфиденциальной информацией;
• Знание правил делового этикета.

Условия:

• Руководитель - президент АО «ТВЭЛ»;
• Работа в паре с Руководителем секретариата в графике 5/2;
• Корпоративная мобильная связь, ДМС;
• Возможность повышения квалификации и обучения;
• Функциональное подчинение руководителю секретариата президента.