Помощник руководителя/Бизнес-ассистент

Какие задачи предстоит выполнять:

• Полная административная поддержка руководителя;
• Подготовка и организация встреч и совещаний (очные/онлайн, внутри/вне компании, общие собрания компании).
• Протоколирование встреч, постановка задач сотрудникам по итогу встреч, контроль исполнения задач и поручений руководителя;
• Ведение календаря: планирование и контроль рабочего графика руководителя.
• Комплексное ведение рабочих командировок: визы, билеты, отели, маршруты, регистрация на рейс, мобильная связь, закрытие командировок после возвращения. + личные поездки семьи включая визовую поддержку;
• Работа с 1С: заведение счетов, заведение командировок, согласование различных заявок вместо руководителя;
• Документооборот: создание служебных записок, подготовка приказов, официальных писем, авансовых отчетов;
• Помощь в организации мероприятий: рассылка приглашений, регистрация гостей;
• Оформление участия в семинарах (РФ и за границей), конференциях, обучениях, курсах;
• Отслеживание важных мероприятий и дней рождения партнеров и сотрудников компании, подбор и покупка подарков
• Аналитика и поиск информации: оперативное исследование и структурирование данных по поручению руководителя: сбор, анализ данных, подготовка презентаций, текстов для различных случаев, отчёты, обзоры;
• Личные поручения
• Обеспечение конфиденциальности информации и данных, с которыми работает помощник.

Наши ожидания:

• Опыт работы в административной поддержке руководителя топ-уровня коммерческой компании (численность от 300 чел)
• Способность гибко думать, видеть несколько вариантов решения одной ситуации, развитые организаторские навыки, готовность быстро подстраиваться под изменения в планах.
• Внимательность к деталям, умение оперативно находить нужную информацию в соответствии с запросом, систематизировать процесс, умение фильтровать информацию в соответствии с фокусом руководителя.
• Умение анализировать информацию и превращать её в удобные и простые схемы, таблицы, инструкции, для принятия быстрых решений.
• Речевая и письменная грамотность, гибкая коммуникация, тактичность.
• Развитый эмоциональный интеллект.
• Опыт управления проектами: самостоятельное понимание конечной цели, определение необходимого ресурса (информационного/административного/человеческого/финансового), координация работы проектных групп и контроль выполнения задач.
• Способность одновременно выполнять несколько задач, сохраняя при этом эффективность и внимание к деталям.
• Аккуратный внешний вид.
• Уверенный пользователь, MS Office (Word, Excel, PowerPoint.).
• Английский intermediate/ upper-intermediate.

Работа в нашей команде это:

• Интересная работа в растущей компании;
• Конкурентная зарплата по итогам встречи;
• Молодой дружный коллектив и адекватное руководство;
• Поддержка на этапе адаптации, полноценное введение в должность;
• Возможность обучения за счет компании;
• Оформление по ТК РФ с первого рабочего дня: оплачиваемые отпуска, больничные, все социальные гарантии в соответствии с законодательством;
• Место работы – современный БЦ у м. Авиамоторная (шаговая доступность), м. Лефортово, ж/д станция Сортировочная.
• График: 5/2, пн-чт. 10:00 – 19:00, пт. до 17:30.