Офис-менеджер

COSMORELAX — ведущий бренд современной дизайнерской мебели, представленный на рынке с 2010 года. Мы являемся производителем собственных брендов Cosmo и COSMO RED и предлагаем более 4000 позиций стильной мебели через интернет-магазин и сеть шоу-румов в Москве и Санкт-Петербурге.

Мы ищем ответственного и многозадачного офис-менеджера, который станет центральным звеном в обеспечении бесперебойной работы офиса и комфортной среды для сотрудников.

Ключевые направления работы:

1. Документооборот и деловая переписка:

• Работа с корпоративной почтой (Яндекс.Почта): фильтрация, распределение писем по отделам.
• Регулярный сбор и отправка корреспонденции через почтовые отделения.
• Прием входящих звонков.
• Ведение учета входящей и исходящей корреспонденции.
• Посещение юр. адреса для получения документов.

2. Административная поддержка офиса и сотрудников:

• Подготовка рабочего места для новых сотрудников (канцелярия, оргтехника).
• Оформление пропусков в бизнес-центр.
• Поддержание порядка и запасов на кухне, в переговорных комнатах и зонах отдыха (кофемашина, вода, угощения).
• Контроль за наличием расходных материалов (канцелярия, хозяйственные товары, средства гигиены, медикаменты в аптечке).
• Уход за растениями, организация уборки.

3. Поддержка сотрудников и кадровое сопровождение:

• Онбординг новых сотрудников: создание учетных записей в системах, проведение мини-инструктажа.
• Информирование коллектива о выходе новичков и днях рождения сотрудников через Битрикс24.
• Оформление и вручение подарочных сертификатов сотрудникам и партнерам.
• Обновление сведений о сотрудниках в корпоративных источниках.

4. Работа с корпоративными системами и базами данных:

• Ведение и пополнение Базы Знаний компании (документы, файлы, фотографии).
• Работа в Битрикс24: публикация объявлений, ведение протоколов встреч.

5. Закупки и работа с поставщиками:

• Заказ канцелярских, хозяйственных товаров и воды.
• Заказ сим-карт, оформление их активации и приема-передачи.

6. Организационная поддержка и поручения:

• Организация курьерских доставок и передач документов между филиалами.
• Взаимодействие с бухгалтерией: передача документов, сбор актов и счетов от подрядчиков.
• Выполнение поручений сотрудников (поиск площадок, подрядчиков, помощь в организации мероприятий и пр.)

Требования к кандидату:

• Высшее/незаконченное высшее образование;
• Аналогичный опыт работы от 1 года;
• Уверенный пользователь ПК, навыки работы с большим объёмом информации;
• Умение пользоваться оргтехникой;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Организованность и ответственность;
• Коммуникабельность и пунктуальность;

Условия:

• Работа в профессиональной, энергичной и дружной команде;
• График: 5/2 c 09:00 до 18:00/c 10:00 до 19:00, офис в центре Москвы (м. Баррикадная);
• Официальное трудоустройство, «белая» заработная плата;
• Испытательный период 3 мес.;
• Скидки на продукцию компании;
• Возможности для карьерного роста и развития в компании с сильным брендом и репутацией.