Делопроизводитель/секретарь

Цель

Обеспечение полного и своевременного документооборота компании, сопровождение экспортно-импортных операций и поддержка руководства в административных и логистических процессах.

• Рабочее место — офис компании, оборудованный необходимой оргтехникой и программным обеспечением.

• Трудоустройство осуществляется официально, с оформлением трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

• Устанавливается испытательный срок — 3 месяца.

Основные обязанности

• Ведение входящей, исходящей и внутренней документации (договора, счета, акты, накладные, ТОРГ‑12, товарные отчёты).

• Контроль и организация документооборота по отгрузкам: оформление, подписание и архивирование всех сопроводительных документов.

• Подготовка и передача документов участникам цепи поставки (склады, курьеры, транспортные компании).

• Ведение электронного архива, обеспечение сохранности документов.

• Контроль за сроками подписания и возврата оригиналов.

• Ведение переписки с брокером, предоставление необходимого пакета документов для растаможки (инвойсы, спецификации, сертификаты, и т.д.).

• Подготовка доверенностей, заявлений, писем и служебных записок по поручению руководителя.

• Составление отчетов по движению документов, грузов и контрактов.

• Контроль корректности данных, указанных в документации (название товара, серийные номера, цены, условия поставки).

Ответственность

• За достоверность и сохранность документов, нарушение сроков подачи или оформления.

• За неразглашение персональных и коммерческих данных.

• За ошибки, повлекшие задержку отгрузки или таможенного оформления.

Требования к квалификации

• Среднее специальное или высшее образование в области делопроизводства, логистики, менеджмента или ВЭД.

• Знание документооборота, учета поставок и базовых процедур таможенной очистки. (Возможно обучение)

• Владение ПК, Microsoft Office, Excel, 1С, клиент-банком, системами ЭДО, а также инструментами ИИ (ChatGPT и др.) для ускорения подготовки документов и отчетов.

• Внимательность, ответственность, грамотная речь.