Заместитель руководителя канцелярии

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Подчиняется непосредственно руководителю канцелярии
В подчинении: специалист, помощник ГД в московском офисе; 9 функциональных подчиненных в обособленных подразделениях.
Руководство канцелярией и функциональными работниками по направлениям:
управление системой документооборота;
формирование документального фонда;
обеспечение управления деятельностью;
обеспечение деятельности генерального директора.
В области управления системой документооборота должен иметь следующие навыки:
документационное обеспечение деятельности организации;
организация работы с конфиденциальными документами и материалами;
организация учета документов в программных продуктах и в специальных учетных журналах;
организация экспедиционной обработки документов;
контроль исполнения организационной распорядительных документов, решений и поручений;
актуализация номенклатуры дел.
В области формирования документального фонда должен иметь следующие навыки:
организация оперативного хранения документов;
проведение экспертизы ценности документов;
проведение уничтожения документов.
В области обеспечения управления деятельностью организации должен иметь навыки:
организации бизнес-поездок работников;
приема и переадресации телефонных звонков;
обеспечения полиграфической и сувенирной продукцией;
проведения деловых встреч, протокольных мероприятий, совещаний, конференций,
заседаний, выставок и иных мероприятий.
В области обеспечения деятельности генерального директора:
Организация и ведение деловой переписки генерального директора;
Доведение до сведения поручений и решений генерального директора, контроль их выполнения;
Формирование и предоставление документальной информации, необходимой генеральному директору.
Методологическое сопровождение деятельности канцелярии (мониторинг законодательства, составление регламентов, внедрении форм отчетности и т.д.).
Оптимизация и автоматизация существующих бизнес-процессов отдела.

Требования:

Высшее профессиональное образование
Опыт работы на аналогичное должности не менее 3 лет в организациях с численностью более 100 чел.
Грамотная устная и письменная речь
Знание ГОСТа по организационно-распорядительной документации и требованиям к оформлению документов
Навыки делового письма и нормоконтроля документов
Опыт работы с обособленными подразделениями
Умение расставлять приоритеты.

Условия:

Пятидневная рабочая неделя
Ненормированный рабочий день (+3 дня дополнительного отпуска): возможны нерегулярные задержки во время подготовки срочных документов и материалов к встречам
Испытательный срок 3 месяца
ДМС после испытательного срока.
Наличие годовой премии по результатам работы за год.
Возможность обучения в корпоративном университете.

Посмотреть контакты работодателя