Сотрудник по производственным заказам и офисной работе

Должность: Сотрудник по производственным заказам и офисной работе
Подразделение: Производство / Офис
Непосредственное подчинение: Директору завода / Владельцу предприятия

Общее описание должности
Это многофункциональный сотрудник, который сосредоточен в первую очередь на процессе открытия производственных заказов и поддерживает множество задач в области производства, планирования, закупок и офисной работы. Способен предлагать практические решения и эффективно управлять задачами с помощью доступных ресурсов (Excel, печатные документы и т.д.). Играет ключевую роль в обеспечении бесперебойного операционного и административного потока на заводе.

Основные обязанности и ответственность

A. Управление заказами и производством (Основная обязанность):

Прием и проверка заказов от клиентов или торговых представителей по электронной почте, телефону или в бумажном виде.

Внесение заказов в таблицу отслеживания производства, обычно подготовленную в Excel, или в простую систему учета запасов/ПО.

Оформление "Производственной карты" или "Наряда на работу" для каждого заказа, присвоение им номеров, печать и передача ответственному за производство.

Прямое взаимодействие с мастером или технологом на производственной линии для отслеживания приоритета и статуса заказов.

Оперативное информирование производственной команды об изменениях в заказе или срочных работах.

B. Поддержка по запасам и закупкам:

Мониторинг уровней запасов основных сырьевых материалов для производства с помощью списка в Excel или простой программы.

Выявление материалов, уровень запасов которых упал ниже критического, и информирование об этом владельца бизнеса или уполномоченного лица.

Размещение заказов на простые и стандартные материалы (упаковка, хозяйственные товары, канцелярские принадлежности) или отслеживание процесса их заказа.

Запрос цен и отслеживание поставок у поставщиков по телефону/электронной почте.

C. Офисная работа и работа с клиентами:

Ответ на телефонные звонки в офисе, простое взаимодействие с клиентами (например, предоставление информации о статусе заказа).

Организация отправок через курьерские службы или поддержка этого процесса.

Помощь в подготовке базовых коммерческих предложений, счетов-фактур или товарно-транспортных накладных.

Аккуратное оформление и архивирование входящих и исходящих документов (счета-фактуры, бланки заказов).

Образование: Среднее или среднее специальное образование.

Опыт: Опыт работы в небольшой компании на должности офисного, производственного или административного помощника является большим преимуществом.

Технические навыки:

• Очень хорошее знание Excel: Создание таблиц, написание формул (СУММ, ЕСЛИ, ВПР и т.д.), фильтрация.

• Знание Microsoft Word (создание документов) и Outlook (управление электронной почтой).

• Быстрый набор текста.

Личные качества:

• Обучаемость: Желание быстро изучить продукцию завода и производственные процессы.

• Практический ум: Способность наладить работу с помощью имеющихся средств (Excel, телефон, блокнот).

• Многофункциональность и гибкость: Способность одновременно отвечать на телефонный звонок, затем оформлять производственную карту, а после организовывать отправку через курьера.

• Надежность и чувство ответственности: Человек, который обеспечит бесперебойную работу задач даже в отсутствие владельца бизнеса в офисе.