Секретарь / Офис-ассистент / Специалист по административным вопросам Отдел
Секретарь / Офис-ассистент / Специалист по административным вопросам Отдел
село Высокая Гора, улица Мелиораторов, 13
Описание вакансии
Обязанности:
-
Основные обязанности и ответственность
A. АТС / Телефон и прием гостей:
- Ответить на телефонный звонок офиса, перенаправить вызов или принять сообщение.
- Приветствовать посетителей офиса (клиентов, поставщиков и т.д.), заниматься ими и информировать руководителя/соответствующее подразделение.
- Организовывать и отслеживать встречи.
-
B. Переписка и Документооборот:
- Проверять электронную почту, писать простые ответы от имени руководителя, сортировать электронные письма по папкам.
- Подготавливать для руководителя ежедневный/еженедельный список дел или делать напоминания.
- Подготавливать письменно или помогать в подготовке таких документов, как предложения, контракты, приглашения.
- Осуществлять контроль за такими финансовыми документами, как Расчет себестоимости продукции (cost), Счет-фактура, Товарно-транспортная накладная, Чек, оформлять их или передавать бухгалтеру.
- Поддерживать в порядке систему физического и цифрового архивирования.
-
C. Управление офисом и Логистика:
- Осуществлять контроль за запасами офисных и чистящих средств, при необходимости оформлять заказ.
- Отслеживать операции с курьером/курьером с оплатой при получении, регистрировать входящие и исходящие отправления.
- Собирать счета (за электричество, воду, интернет, телефон) и отслеживать процесс их оплаты.
- Звонить в сервисные службы для обслуживания и ремонта офисного оборудования (принтер, копир), координировать их работу.
- Обеспечивать наличие таких угощений, как чай, кофе, вода, и осуществлять их подачу.
-
D. Ассистент Руководителя:
- Организовывать планы поездок руководителя (транспорт, проживание) или обеспечивать их организацию.
- Подготавливать встречи руководителя (подготовить переговорную комнату, организовать подачу напитков).
- Технические навыки:
- Очень хорошее знание Microsoft Office: В особенности Word (написание официальных писем) и Excel (создание простых списков, таблиц).
- Быстрая скорость печати и владение слепым методом.
- Управление электронной почтой (Outlook/Gmail).
- Умение эффективно использовать офисную технику (копир, факс, принтер).
- Личные качества:
- Практический ум и умение проявлять инициативу: Способный видеть проблемы и, не дожидаясь, находить решения.
- Надежный и Дискретный (Внимательный): Способный хранить коммерческую тайну, лояльный к руководителю и месту работы.
- Правильная дикция и эффективные коммуникативные навыки: Способный поддерживать здоровое общение с клиентами и сотрудниками.
- Разносторонний и Гибкий: Способный отслеживать несколько задач одновременно, позитивно относящийся к задачам вне должностной инструкции.
- Навыки решения проблем: В случае непредвиденной ситуации не поддаваться панике, а искать решение.
- Внимательный и Тщательный: Не допускающий ошибок в документах, переписке, придающий значение деталям.
- Преданный и Ответственный: Принимающий на себя ответственность за задачи, результативный.
-
Требуемые квалификации и навыки
- Образование: Среднее или среднее специальное образование.
- Опыт работы: Не менее 1-2 лет опыта работы секретарем, офис-ассистентом или администратором. Опыт работы в небольшой компании.
Навыки
- Телефонные переговоры
- Офисная техника
- Документооборот
- Организация встреч
- Электронный документооборот
- Административная поддержка руководителя