Специалист службы протокола

Мы находимся в поиске специалиста службы протокола в крупную производственную FMCG компанию

Обязанности:

• Организационная поддержка:

  - Планирование и координация графика генерального директора: организация встреч, совещаний, переговоров и других мероприятий.

  - Подготовка и оформление необходимых документов, презентаций, отчетов и других материалов.

  - Ведение календаря и напоминание о важных событиях, встречах и дедлайнах.

• Протокольные обязанности:

  - Организация и сопровождение официальных мероприятий, визитов, приемов и переговоров.

  - Обеспечение соблюдения протокольных норм и этикета при взаимодействии с партнерами, клиентами и гостями.

  - Встреча и сопровождение высокопоставленных гостей, делегаций и партнеров.

• Обеспечение логистики:

  - Организация поездок генерального директора: бронирование билетов, отелей, транспортных услуг.

  - Сопровождение генерального директора в поездках, командировках и на мероприятиях, обеспечение его комфорта и безопасности.

  - Решение оперативных вопросов, связанных с логистикой и перемещениями.

  - Помощь в решении бытовых и организационных вопросов во время поездок и мероприятий.

• Коммуникации и связь:

  - Поддержание связи с внутренними и внешними контрагентами, передача информации и поручений от руководителя.

  - Организация и проведение телефонных конференций, видеозвонков и других форм удаленного взаимодействия.

• Решение текущих задач:

  - Выполнение поручений генерального директора, включая срочные и нестандартные задачи.

  - Поддержание порядка в рабочем пространстве руководителя.

• Конфиденциальность и надежность:

  - Соблюдение конфиденциальности информации, связанной с деятельностью компании и личными данными руководителя.

  - Проявление инициативы и самостоятельности в решении задач, но с учетом приоритетов и предпочтений генерального директора.

• Адаптация к потребностям руководителя:

  - Понимание стиля работы, предпочтений и привычек генерального директора для максимально эффективного взаимодействия.

Требования:

• Высшее образование.

• Аналогичный опыт работы от 3-х лет.

• Опыт работы с первыми лицами крупных компаний/холдингов с разветвленной филиальной структурой (географическим распределением).

• Опыт формирования календарного плана мероприятий и контроль выполнения утвержденных мероприятий, совещаний и переговоров, ведения протокола.

• Готовность к командировкам.

• Грамотная письменная и устная речь.

• Высокая работоспособность и способность организовывать работу в динамичной среде.

• Пунктуальность, исполнительность, внимательность к деталям.

• Высокий уровень ответственности, организованности, стрессоустойчивости и умения быстро адаптироваться к изменяющимся условиям.

• Готовность к ненормированному рабочему дню и выполнению задач в сжатые сроки.

Условия:

• Трудоустройство по ТК РФ.
• Конкурентная заработная плата + годовой бонус.
• Социальный пакет: ДМС, страхование жизни, компенсация питания, компенсация психологической помощи.
• Внутренне обучение в компании, корпоративные мероприятия.