Секретарь / Офис-менеджер в адвокатское бюро

Секретарь / Офис-менеджер в адвокатское бюро

Вы ищете возможность стать частью профессиональной команды? Мы приглашаем вас присоединиться к нашему адвокатскому бюро в роли Секретаря / Офис-менеджера!

Обязанности:

• Административные и организационные

  - Приём и распределение звонков, работа с клиентами на ресепшене.

  - Ведение календаря руководителя и адвокатов, организация встреч, напоминания о сроках.

  - Работа с входящей и исходящей корреспонденцией (бумажной, электронной, курьерской, судебной).

  - Контроль сроков исполнения поручений и судебных дел.

  - Подготовка доверенностей, писем, заявлений и сопроводительных документов по шаблонам.

  - Ведение архива, нумерация, подшивка и хранение материалов дел.

  - Подготовка материалов к судебным заседаниям (папки, распечатки, копии).

  - Организация встреч с клиентами (чай/кофе, переговорная, протоколы встреч).

  - Взаимодействие с нотариусами, судами, банками, госорганами и регистраторами.

• Документооборот и IT

  - Ведение базы клиентов и дел (в Excel/Google Sheets/CRM).

  - Сканирование, копирование, систематизация файлов.

  - Электронное хранение дел: создание папок, присвоение индексов, резервное копирование.

  - Подготовка отчётности (таблицы, сводки, презентации).

• Финансово-учётные

  - Составление счетов, актов, закрывающих документов (по шаблонам).

  - Учёт платежей и контроль дебиторской задолженности клиентов.

  - Ведение кассы/учёт мелких расходов офиса.

  - Подготовка отчётности для бухгалтера и юристов.

  - Контроль оплаты аренды, коммунальных и сервисных услуг.

• Хозяйственные и офисные

  - Закупка канцелярии, воды, кофе, техники и мелкого инвентаря.

  - Контроль работы уборки, охраны, связи, техники.

  - Взаимодействие с арендодателем и подрядчиками (интернет, телефония, принтеры).

  - Организация корпоративных мероприятий, поздравлений и подарков.

  - Поддержка руководителя и юристов

  - Ведение протоколов внутренних встреч и совещаний.

  - Подготовка презентаций, справочных материалов.

  - Сбор и систематизация информации по поручению адвокатов.

  - Контроль и напоминания по важным делам и срокам.

  - Организация командировок, бронирование билетов и гостиниц.

• Кадровые вопросы
  - Участие в адаптации новых сотрудников (документы, рабочее место).
  - Поддержка кадрового документооборота (приказы, отпуска, графики).
  - Ведение учёта рабочего времени/табелей.

• Организация внутренних коммуникаций (чаты, рассылки, объявления).

• Личные поручения (по договорённости)

Требования:

• Грамотная устная и письменная речь. Внимание! Это принципиальное требование!
• Умение работать с офисной техникой и программами (MS Office).
• Организованность и внимательность к деталям.
• Доброжелательность и умение работать в команде.
• Готовность обучаться и развиваться в профессиональной среде.

Условия:

• Полная занятость, график работы 5/2.
• Официальное оформление. Работа в офисе.
• Дружный коллектив и комфортные условия труда.
• Возможность профессионального роста и развития.

О компании:
Миссия нашего Бюро - правовая защита семейного благосостояния наших доверителей в России и за рубежом.
Мы предоставляем эффективные стратегии структурирования и защиты семейных активов и управления частным капиталом. Оказываем профессиональную юридическую помощь в решении семейных и наследственных споров. Мы ценим профессионализм, ответственность и стремление к развитию. Присоединяйтесь к нам и станьте частью нашей команды!