Специалист по документообороту / Офис-менеджер

Зорка Моби — это международное агентство digital-маркетинга, специализирующееся на разработке стратегий масштабирования бизнеса клиентов с учётом прогноза окупаемости их маркетинговых инвестиций и оценки рисков.
Мы ищем внимательного и ответственного специалиста по работе с готовыми документами, который сможет совмещать функции офис-менеджера и станет важной частью нашей команды. Если вы любите порядок, раскладывать все по полочкам, систематизировать, умеете работать с большим объемом документов, не боитесь слов «Почта России» и хотите развиваться в динамично растущей компании — это отличный шанс для вас!

Что Вас ждет:

Документооборот по подрядчикам:

• Отправка, получение, сканирование и обработка и подгрузка входящих документов в систему (Asana) и электронные архивы;
• Ведение реестров, таблиц учета данных по контрагентам, архивация оригиналов, организация подписания документов;
• Поиск и выдача документов, контроль доставки и статуса;
• Помощь менеджерам во взыскании недостающих документов;
• Взаимодействие с курьерскими службами/почтой России, оптимизация документооборота.

​​​​​​​Кадровый документооборот (по мере необходимости):

• Ведение документации при приеме/увольнении, ее согласование, печать и подписание;
• Выдача техники новым сотрудникам;
• Архивирование и хранение личных дел, заполнение и выдача трудовых книжек и техники (до 10 сотрудников).

Обеспечение офиса (по мере необходимости):

• Заказ канцтоваров, воды, еды и пр. в офис;
• Контроль оплат на оплату интернета, курьеров, доставок и т.п.;
• Работа с арендодателем и организация пропусков (временных, постоянных, материальных).

 
Качества успешного кандидата:

• Высшее образование (предпочтительно юридическое или экономическое);
• Опыт работы в сфере документооборота или с аналогичными обязанностями от 2-х лет;
• Опыт ведения деловой переписки и работы с первичной документацией (договоры, акты, счета, счета-фактуры и др.);
• Опыт работы в рекламных агентствах, маркетинге или с кадровой документацией будет преимуществом.

• Уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint), знание офисной техники;

• Навыки работы с курьерскими службами и службами доставки;

• Знание делового этикета, грамотная письменная и устная речь;

• Умение работать с большими объемами информации и документов, систематизировать данные.

Личные качетсва:

• Ответственность, самоорганизация, дисциплина, выполнение задач в срок.
• Коммуникабельность, командная работа, чёткая формулировка мыслей.
• Многозадачность, внимательность, структурный подход, концентрация.
• Инициативность, энергичность.

Мы молодые и драйвовые, средний возраст по компании - 27 лет. Все общаемся на ты. Поэтому нужен проактивный, легкообучаемый и энергичный человек, на которого можно положиться и который будет всегда на подхвате.

Условия:

• График работы: ПН – ПТ, с 10.00 до 19.00 либо личный рабочий график по согласованию с руководителем;

• Выходной день каждую последнюю пятницу месяца;

• Оплачиваемый выходной в День рождения;

• Компенсация спорта;

• Участие в тренингах и семинарах;

• Performance Review (360 system);

• Корпоративные и тимбилдинговые мероприятия (внутренние и выездные);

• Техника Apple для работы.