Специалист по документационному обеспечению управления организацией

Документационное обеспечение деятельности организации

• Прием и первичная обработка входящих документов
• Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые
• Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем
• Регистрация входящих документов
• Организация доставки документов исполнителям
• Ведение базы данных документов организации
• Ведение информационно-справочной работы
• Обработка исходящих документов
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
• Контроль исполнения документов в организации

Организация текущего хранения документов

• Разработка номенклатуры дел организации
• Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
• Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
• Формирование дел
• Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Организация обработки дел для последующего хранения

• Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению
• Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
• Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
• Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
• Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
• Передача дел в архив организации

Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности в организации

• Разработка инструкции по делопроизводству

Составление и оформление управленческой документации

• Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)
• Печать служебных документов и материалов
• Размножение служебных документов
• Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

Необходимые умения

• Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации
• Пользоваться базами данных, в том числе удаленно
• Пользоваться справочно-правовыми системами
• Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации
• Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности
• Обеспечивать сохранность и защиту документов организации
• Составлять и оформлять организационные и методические документы
• Редактировать тексты служебных документов
• Пользоваться унифицированными формами документов
• Применять правила русского языка
• Работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером
• Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)
• Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой
• Пользоваться электронной почтой
• Пользоваться системами электронного документооборота
• Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
• Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив
• Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения
• Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел
• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
• Формировать документы в дела с учетом их специфики
• Систематизировать документы внутри дела
• Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения
• Оформлять документы экспертной комиссии
• Оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов
• Производить хронологическо-структурную систематизацию дел
• Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения
• Составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами

Необходимые знания

• Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права)
• Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления
• Правила документационного обеспечения деятельности организации
• Виды документов, их назначение
• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов и служебных писем
• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
• Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации
• Типовые сроки исполнения документов
• Структура, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности
• Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего)
• Правила подписания и утверждения документов
• Схемы документооборота
• Системы электронного документооборота
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
• Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел
• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел
• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов
• Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
• Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии
• Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению
• Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения
• Правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами
• Правила передачи дел в архив организации
• Современные информационные технологии работы с документами
• Основы документной лингвистики
• Требования охраны труда

• График работы: с понедельника по пятницу с 10:00 до 18:00, суббота и воскресенье - выходные дни
• Премирование по итогам первого полугодия текущего учебного года и по итогам текущего учебного года
• Обеспечение персональным компьютером, оргтехникой, необходимыми канцелярскими принадлежностями
• Перспектива повышения размера заработной платы при высоких показателях эффективности работы