Офис-менеджер

Офис-менеджер.

Обязанности:

- Планирование рабочего дня руководителя (в системе OUTLOOK): разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, организация видеоконференций в ZOOM.

- Ведение электронного документооборота компании (около 15 юр. лиц), работа в программе 1С Документооборот:
1. Работа с входящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение.
2. Работа с исходящей корреспонденцией: передача на подпись руководителю, регистрация, хранение.
3. Работа с внутренней документацией: печать, сшивка, передача на подпись руководителю, регистрация.
4. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководителя.

- Работа в программе 1С БитФинанс: контроль поступления заявок на оплату, составление заявок на оплату, их согласование, ежедневный контроль статуса заявок, их оплаты.

- Составление годового бюджета Административного отдела. Контроль исполнения бюджета.

- Обеспечение жизнедеятельности офиса (25 сотрудников): обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами, продуктами, необходимой оргтехникой и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для ежедневной работы офиса. Оформление заявок в службу IT в случае возникновения проблем с техникой.

- Организация командировок руководителя и сотрудников компании: заказ авиа- и ж/д-билетов, бронирование гостиниц.

- Обеспечение корпоративной связи Компании, контроль и оплата расходов: городской телефон, интернет, корпоративная мобильная связь.

- Организация поздравлений партнеров, контрагентов, сотрудников: подбор, заказ, оформление подарков, организация доставки).

- Организация корпоративных мероприятий.

- Организация, контроль и координация работы штатного курьера, секретаря в обособленном подразделении в Санкт-Петербурге.

- Встреча посетителей руководителя (чай, кофе).

- Прием и распределение входящих звонков.

Требования:

• Опыт работы в аналогичной должности.
• Высшее образование.
• Отличные коммуникативные навыки и умение работать в команде.
• Уверенный пользователь ПК (MS Office).
• Ответственность, организованность и внимательность к деталям.

Условия:

• Работа в стабильной компании.
• Оформление в соответствии с ТК РФ.
• Полная занятость, график работы 5/2.
• ДМС после испытательного срока.
• Годовой бонус.
• Работа в комфортном офисе у м. Тургеневская.

О компании: ИНВИТЕК МЕНЕДЖМЕНТ – это частная российская компания, управляющая коммерческими и жилыми объектами недвижимости, а также земельными активами в Москве, Санкт-Петербурге и других регионах России. Мы владеем и управляем более 15 объектами недвижимости и предлагаем вам стать частью нашей команды!