Секретарь

Санкт-Петербург, Гельсингфорсская улица

Метро: Выборгская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Прием, регистрация, хранение входящей и исходящей корреспонденции, приказов по основной деятельности и других внутренних документов.
Получение, оформление и отправка корреспонденции курьерскими службами и Почтой России.
Прием входящих звонков, фиксация информации и передача в соответствующие подразделения.
Организация приема посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Заказ воды.
Прием документов и личных заявлений на подпись руководителю.
По поручению руководителя составление писем, запросов, приказов и распоряжений, эфирных справок и других документов.
Подготовка совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке), оформление протокола совещаний(редко).
Соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
Выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации руководителю организации.
Составление ежемесячного отчета для ВГТРК.
Ежемесячные оформление гражданско-правовых договоров: своевременное подписание документов у сотрудников, учет и хранение + ежеквартальная сдача отчетности (отсканировать, подшить).
Организация командировок руководителя и сотрудников организации: регистрация на мероприятия, поиск и бронирование оптимального варианта для проживания, организация трансфера, после - сбор закрывающих документов у контрагентов, передача в бухгалтерию. По необходимости составление служебок для авансового отчета.
Фиксация в рабочем календаре деловых встреч, совещаний и звонков руководителя организации, контроль дедлайнов и своевременное напоминание по просьбе руководителя.
Организация участия в профессиональных конкурсах: подготовка пакета документов, сбор материалов, контроль оплат и после окончания конкурса – сбор закрывающих документов.
Выполнение отдельных служебных поручений руководителей структурных подразделений.
Ежеквартальная подготовка приказов по авансовым отчетам в организации по поручению бухгалтерии.
Оформление доверенностей на сотрудников организации в различные организации, служебных заявлений на возврат средств.
Помощь редакции в оформлении аккредитаций на официальные мероприятия (форумы, выборы, пресс-конференции ВВП и т.п.)