Помощник руководителя/административный ассистент

Москва, улица Красина, 3с1

Метро: Маяковская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Управление календарем, ведение графика встреч (своевременное внесение изменений);
Организация встреч (оформление пропусков для гостей, пропуск на паркинг для авто, взаимодействие с внешними ассистентами, кофе-леди, организация внутренних встреч, заказ переговорных);
Помощь сотрудникам департамента (подготовка документов, сканирование прошитых договоров);
Организация нового рабочего места для новых сотрудников M&A департамента;
Оформление командировок;
Оформление авансовых отчетов, отчетов по представительским расходам;
Оперативное решение вопросов, связанных с жизнедеятельностью департамента;
Обеспечение сотрудников техническими, канцелярскими и иными материалами, необходимым для повседневной работы, в том числе контроль выполнения заявок рабочих вопросов через корп. сервис компании;
Рассылка/сбор/поздравление с днем рождения коллег при необходимости;
Визовая поддержка сотрудников (сбор пакета документов для визы);
Взаимодействие с внешними контрагентами по подпискам/лицензиям, ведение бюджета по лицензиям/подпискам, оплата счетов / контроль платежей, помощь в организации KYC, работа с закрывающей документацией, работа с СЭД: Согласование договоров, доп. соглашений, NDA, служебных записок;
Контроль за задачами в СЭД;
Ведение документооборота (входящая/исходящая корреспонденция, регистрация в СЭД);
Сбор новостей с аналитических ресурсов - в том числе, на английском языке.

Требования:

Высшее образование;
Владение английским языком на уровне не ниже Intermediate;
Навык подготовки презентаций, владение пакетом MS Office;
Умение искать, структурировать и анализировать информацию;
Вежливость, внимание к деталям, аккуратность, способность работать в режиме многозадачности.

Условия: