Секретарь - делопроизводитель

Описание вакансии

Компания Криогенные приборы специализируется на разработке, производстве криостатов и другого криогенного оборудования, применяемого в научных исследованиях. Оборудование отправляется во все уголки России.
Мы открываем вакансию секретаря - делопроизводителя, который:
Будет лицом нашей компании для наших клиентов и сотрудников. Будет важным членом нашей команды

Обязанности:

Распределение входящих звонков и электронной почты.
Организация работы с посетителями:
контроль доступа в помещение, встречу, прием и необходимое обслуживание гостей, клиентов, партнеров;
сервировку чайного (кофейного) стола для посетителей
контроль за порядком (необходимая уборка после переговоров, семинаров, презентаций) и наличием канцтоваров в переговорной комнате
Обеспечение офиса продуктами (чай, кофе, сахар, вода и пр.).
Обеспечение гостевой кухни и кухни посудой, столовыми принадлежностями и средствами гигиены.
Обеспечение офиса канцтоварами, средствами гигиены, расходными материалами, мебелью и пр. в том числе поиск поставщиков с оптимальной ценой (формирование заказа, получение счета, контроль оплаты, контроль доставки и получения). Организация мест хранения вышеуказанных материалов.
Заказ канцтоваров, рекламных и прочих изделий с маркировкой фирменным логотипом компании (формирование заказа, получение счета, контроль оплаты, контроль доставки и получения). Организация мест хранения вышеуказанных материалов.
Ведение списка сотрудников компании, с контактными данными, днями рождений и пр.
Вывешивание поздравительных открыток в холле.
Хранение и выдача сотрудникам сим карт корпоративной телефонии (Мегафон). Учет сим-карт.
Контроль состояния лицевых счетов и своевременной оплаты телефонии (Мегафон, Манго-Телеком, интернет). Взаимодействие с этими компаниями по текущим вопросам. Подключение роуминговых опций сотрудникам, уезжающим в командировки.
Взаимодействие с системным администратором по вопросу работоспособности оргтехники и пр. оборудования компании.
Подготовка печатной документации по поручению сотрудников компании (копирование, распечатывание, брошюрование и пр.)
Оформление документов: доверенностей, запросов, писем, ответов на претензии и пр. по поручению сотрудников компании.
Получение официальных документов в органах власти (справки, выписки из налоговой, фондов и пр.). Заверение необходимых копий у нотариуса.
Учет наличия оригиналов документов (договоры, накладные, счета, акты и пр.) и распределение документов по правилам документооборота компании по поручению бухгалтерии. Запрос недостающих или неверно оформленных документов у поставщиков/покупателей.
Прием и отправка корреспонденции. Ведение списка входящей/исходящей почты.
Работа по получению и отправке мелких курьерских отправлений по поручению сотрудников компании. Заключение договоров с курьерскими службами на выгодных для компании условиях. Контроль состояния счетов в курьерских компаниях.
Контроль за порядком в офисе (руководство уборщицей, поливка цветов, организация планов уборки зоны приема и приготовления пищи сотрудниками компании при необходимости).
Организация совместных мероприятий компании. Резервирование мест проведения мероприятий. Организация закупки еды, напитков.
Заказ билетов и гостиниц сотрудникам компании. Организация договорных отношений с поставщиками услуг бронирования на выгодных для компании условиях.
Выполнение требований законодательства РФ по профилактике КОВИД (измерение температуры, объявления, антисептик и т.п.)
Работа с первичной документацией, ее обработка, сортировка и передача в бухгалтерию.
Ведение электронного архива документов. Сканирование входящих и исходящих документов.
Ведение и учет списка машиномест.
Помощь менеджерам, находящимся на удаленной (дистанционной) работе в приемке и отгрузке заказов.
Страхование грузов.
Выдача гостевых ключей и контроль их сдачи.
Уборка кухни каждый день (кофемашина, посуда и т.д.)