Офис-менеджер / секретарь офиса

Здравствуйте!

Наша компания-эксклюзивный дистрибьютор медицинского оборудования для эстетической медицины.

И мы ищем в нашу команду специалиста, который по-настоящему любит свою работу.

Нам нужен человек, который создаст уют и будет оперативно и четко выполнять функционал, который описан в этой вакансии, станет надежным помощником каждому сотруднику нашей команды.

Помимо конкурентоспособной заработной платы вы можете поддерживать красоту и здоровье с помощью наших продуктов.
У нас красивый офис и все условия для качественной работы. Мы находимся в 5 минутах ходьбы от метро Смоленская.

Обязанности:

Административные задачи по офису:

• встреча гостей;
• прием входящих звонков, распределение между сотрудниками;
• работа с курьерскими службами;
• взаимодействие с арендодателями, включая показания счетчиков, хозяйственными службами, парковщиками и т.п.
• заказ пропусков;
• закупка для офиса всего необходимого: от цветов, канцелярии до продуктов и мебели;
• содержание офиса в презентабельном внешнем виде: порядок, чистота, хранение материалов;
• подготовка рабочего места новому сотруднику: заказ мебели, канцелярии, подача заявки на компьютерную технику, учетную запись в Google и почте;
• ведение актуального списка контактов сотрудников и их дней рождения;
• адаптация нового сотрудника: экскурсия по офису, обучение пользованию бытовой техникой;

Делопроизводство и секретариат:

• документооборот компаний;
• документооборот по сервисному отделу;
• ассистированию директору компании (например, назначение собеседований etc.)
• ведение деловой переписки;
• работа с контрагентами: переводческие организации, нотариальные конторы etc.
• сканирование и копирование документов для офисных сотрудников;
• помощь отделу продаж при отсутствии менеджеров и ассистента (переписка, счета, отгрузка расходных материалов etc.);
• помощь учебному центру при отсутсвии менеджеров (оформление сертификатов по обучению, ведение списка обучающихся, отправка сертификатов);
• travel- поддержка;

Организационная работа:

• помощь при организации выставок (заказ продуктов и расходных материалов);
• замена менеджеров на местах при отсутствии ассистента (прием срочных заказов на продажу расходных материалов, документооборот, координация по оплате, отгрузка);
• поиск подарков и их заказ;
• помощь в организации отправки подарков клиентам и партнерам;
• организация корпоративных мероприятий;

• опыт работы в данной должности от 2-х лет
• знание основ и стандартов делопроизводства
• знание программ Microsoft Office, Google Disk
• знание английского языка на уровне Intermediate - желательно
• умение работать быстро, но без суеты
• любовь к работе именно в этой должности
• пунктуальность
• системное мышление, проактивность
• умение работать в многозадачном режиме
• командный игрок

• Оформление по ТК РФ
• График работы: будни, с 10-19
• Офис: 5 минут ходьбы от метро Смоленская
• Есть кухня и кофемашина, чай, кофе
• Дружная команда
• Тренинги, корпоративные праздники
• Особая система скидок на продукцию компании

Ждем Ваши резюме!