Помощник Правления Отдела документооборота и секретариата Аппарата Правления

Обеспечение документооборота приёмной руководителей (оформление документов в СЭД, сбор и рассылка по поручению руководителей отчетных, презентационных, аналитических материалов для совещаний и т.д.)

Организацию рабочего дня и встреч руководителей (ведение рабочего графика, организация телефонных переговоров, организация совещаний, подготовка документов и т.д.)

Полную организацию и обеспечение деловых командировок и поездок руководителей (оформление заявок на командировку, бронирование билетов, отелей и трансферов, составление графика командировки, оформление закрывающих документов, подбор и организация участия в конференциях и форумах и т.д.)

Протокольное сопровождение мероприятий с участием руководителей (составление списка участников и согласование рассадки, покупка подарков, буфетное обслуживание встреч и т.д.)

Осуществление контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний руководителей

Выполнение иных обеспечивающих функций (обеспечивать порядок в кабинете и приемной, контролировать наличие канцелярских принадлежностей, координировать работу водителей и т.д.)

Составление годового бюджета и осуществление оплаты по поступающим финансовым документам в рамках своей компетенции

Протокольное и техническое сопровождение заседаний Правления, Совета, заседаний Рабочих групп

Работу в системе для обеспечения проведения заседаний коллегиальных органов (МБорд) (организация заседаний в системе, техническая и административная поддержка и т.д.)

Ведение делопроизводства внутри самостоятельного структурного подразделения

Критерии для отбора

Высшее образование (любая специальность, предполагающая хорошие системные знания и базовый кругозор);

Опыт работы не менее 3 лет в области работы с руководителями высокого уровня (топ менеджмент).

Ключевые навыки:

• Успешный опыт работы с руководителями высокого уровня (опыт работы в банковских и финансовых организациях является преимуществом), опыт работы с несколькими руководителями является преимуществом)
• Знание на экспертном уровне полного объема функционала помощника руководителя;
• Опыт работы в системах электронного документооборота (СЭД) на уровне уверенного пользователя;
• Умение организовывать/сопровождать мероприятия (встречи, совещания, командировки и т.д.);
• Владение навыками бюджетирования на уровне составления годового бюджета в рамках своей компетенции;
• Системное мышление, способность улучшать и оптимизировать существующий процесс, умение системно выполнять задачи в соответствии с утвержденным процессом;
• Знание делового этикета;
• Обязательное знание грамматики и стилистики русского языка, лексических, грамматических, композиционных правил деловой переписки и подготовки управленческих документов; правил написания терминов, символов, единиц измерения, условных сокращений;
• Навыки ведения официальной и рабочей переписки на русском и английском языках;
• Развитые навыки делового общения, грамотная речь (устная и письменная)
• Умение и готовность работать в условиях высокой нагрузки и интенсивности;
• Умение оперативно принимать решения в сложных ситуациях;
• Понимание важности и соблюдение профессиональных этических стандартов ассистента руководителя;
• Личная эффективность, организованность, открытость к общению, адаптивность, работа в команде;
• Ориентация на развитие, желание много работать и решать интересные задачи.

Русский язык – уровень (C2);

Английский язык на уровне upper-intermediate/advanced (B1/B2);

Грамотный пользователь ПК, знание основных офисных приложений, включая Word, Excel, Power Point MS Office.