Руководитель отдела централизованного документооборота

Задачи:

• Руководство отделом документооборота (17 человек), группа ресепшн и операционных сервисов, группа обработки входящих документов, группа транспортного обеспечения;
• Ведение полного документооборота компании (регистрация, подписание, отправление, учет, сканирование, систематизирование, распределение на исполнение и направление по структурным подразделениям, ведение реестра документов, архивирование документации);
• Аудит процессов документооборота (бумажный, электронный, реестры, архив, контрагенты) и разработка инициатив по улучшениям процессов;
• Контроль сроков и качества обработки всех потоков документов (экспертиза, категоризация, дальнейшее маршрутирование по департаментам);
• Разработка унифицированных форм документов (бланки писем, заявок и т.п), разработка ЛНА и ОРД по ведению делопроизводства в организации;
• Проведение нормоконтроля обработки документов (исх. письма, приказы, распоряжения), контроль согласования документов;
• Контроль соблюдения требований к подготовке и оформлению документов с дальнейшей их регистрацией (исх. письма, приказы, распоряжения);
• Подготовка аналитической отчетности по своему направлению, разработка КПЭ отдела, улучшения, обучение, мотивация и развитие команды;
• Взаимодействие с Почтой РФ (отслеживание и внедрение нововведений), курьерскими службами, сбор потребностей, участие в тендерах, вся договорная работа по курьерским компаниям, включая бюджетирование;
• Автоматизация документооборота (от момента формирования ТЗ до тестирования нововведений, устранения недостатков, пересборка в итерациях, защиты на техкомах, ведение проектов в роли лидера, поддержание и развитие программы обработки документов посредством робота (сканирование, распознавание, маршрутизация);

Требования и навыки:

• Высшее образование по направлению документооборот, делопроизводство, архив;
• Успешный опыт работы на аналогичной должности от 5 лет;
• Опыт эффективного руководства командой от 10 человек;
• Практические навыки работы с различными системами ЭДО (Контур Диадок, 1С, Jira, Axapta);
• Умение качественно проводить экспертизу содержательной части документов;
• Подтвержденный успешный опыт внедрения проектов по автоматизации с описанием реализованных проектов;
• Знание передовых технологий повышения скорости и качества документооборота внутри организации;
• Опыт внедрения электронного архива и систем ЭДО рассматривается как дополнительное преимущество;
• Знание первичных документов бухгалтерии (умение читать документы и понимать);
• Умение вести и планировать бюджет;
• Обязательное знание основных программ Microsoft Office;
• Зрелость, стрессоустойчивость, системность мышления, проактивный подход, готовность к переработкам;
• Высокий уровень и эффективность построения коммуникаций