Офис-менеджер

Обязанности:

- Участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности Компании, внесение предложений по оптимизации документооборота.

- Оказание методической помощи по вопросам документооборота. Содействие в оперативном исполнении поручений и заданий руководства.

- Прием и регистрация входящей корреспонденции всеми видами связи в том числе доставка корреспонденции курьером.

- Предварительный просмотр входящих документов (проверка правильности адресации, целостности конвертов, комплектности вложений). Сортировка входящей документации на регистрируемую и нерегистрируемую.

- Передача исходящих документов по каналам электронной связи.

-Передача бумажных документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства.

- Предоставление справочной информации о зарегистрированных документах, стадии исполнения, ответственных за исполнение.

- Регистрация приказов, распоряжений, договоров, исходящих писем, доверенностей, на бумажном носителе.

- Выполнение печатных работ с рукописных, машинописных документов по производственному заданию и поручению руководства Компании.

- Осуществление работы по подготовке совещаний, заседаний, конференций, проводимых Обществом (предоставление необходимых документов и материалов), ведение протоколов и сбор повестки совещаний.

- Использование в работе программных продуктов Word, Excel, Outlook Express, Internet Explorer, применяемых Компании.

- Работа в программе Контур ДиаДок с внешними контрагентами.

- Работа в программе С1: Предприятие внутренний документооборот.

-Применение средств коммуникаций и связи, оргтехники, используемых Компании.

- Осуществление работы по информационной подготовке ежедневных и еженедельных селекторных совещаний, заседаний, конференций, проводимых руководством Компании (оповещение участников о времени, месте проведения, повестке дня заседаний ипр.).

- Прием входящих звонков, осуществление «фильтрации» телефонных звонков.

- Прием, встреча, консультационное и информационное обслуживание посетителей. - Организация телефонных переговоров.

- Направление на исполнение входящих документов, не требующих рассмотрения руководством Компании.

- Осуществление информационной связи со сторонними организациями и отдельными гражданами по поручению руководства Компании.

- Заказ билетов, выбор оптимальных маршрутов и частичное ведение календаря руководителя.

Требования:

• Среднее профессиональное или Высшее образование
• Опыт работы в должности секретаря/помощника руководителя/офис-менеджера от 3 лет.
• Умение работать с программами MSOffice (MSExcel, MSWord, MSAccess)
• Знание делопроизводства
• Высокая скорость печати
• Знание оргтехники
• Грамотная устная и письменная речь, умение форматировать тексты и таблицы.
• Аккуратность, внимательность, пунктуальность доброжелательность.

• Новый, просторный офис в Новой Москве (ст. метро Румянцево), д. Дудкино, новый Бизнес парк G-10.
• Приятный коллектив, свободная атмосфера в общении;
• Рабочий день с 9:30 до 18:00 (с перерывом на обед).
• Оформление по ТК, трудовому договору, строгое соблюдение ТК;
• Окончательная заработная плата по результатам собеседования;
• Чай/кофе/сладости в офисе