Офис менеджер/помощник руководителя

Административная поддержка офиса:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: закупка канцелярии, воды, контроль за работой сервисов (уборка, доставка, курьеры, пропуска и пр.).

• Ведение бумажного и электронного документооборота.

• Отправка документов, работа с курьерскими службами и почтой России.

• Грамотное хранение документов в папках, поддержание порядка.

• Работа с договорами на обслуживание офиса, взаимодействие с подрядчиками.

• Организация встреч, переговоров, чай-кофе, бронирование переговорных.

• Поддержание порядка, организация мелких ремонтов, контроль уборки.

• Поддержка новых сотрудников: организация рабочих мест, адаптация.

Функции помощника руководителя:

• полная тревел-поддержка руководителя и членов его семьи:

• бронирование билетов, отелей, трансферов;

• оформление виз, страховок, поездных документов, проверка сроков паспортов;

• планирование маршрутов и координация поездок.

• Выполнение личных поручений (редко);

• Взаимодействие с персональными сервисами, логистикой, врачами и др.;(редко)

• Работа с конфиденциальной информацией (личные документы, поездки, контракты).

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности (офис-менеджер / ассистент / PA / тревел-координатор) от 3-х лет.

• Уверенный английский язык (не ниже Upper-Intermediate) — обязательно.

• Опыт организации международных поездок, в том числе "под ключ": визы, билеты, отели, логистика.

• Отличные коммуникативные навыки, такт, аккуратность, гибкость.

• Умение работать с конфиденциальной информацией.

• Грамотная устная и письменная речь, хорошее знание делового этикета.

• Уверенное владение ПК, Outlook, Excel, Google-сервисами, мессенджерами.

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.

• Работа в стабильной инвестиционно-финансовой компании.

• Полное введение в должность, поддержка со стороны коллег на период адаптации.

• Комфортный офис в Башне "Федерация" на 70 этаже с красивым, панорамным видом на Москву.

• График: 5/2 с 9:00 до 18:00 либо с 10:00 до 19:00.

• Конкурентная заработная плата (обсуждается с успешным кандидатом).

• Дружная команда, корпоративная культура.

• Возможность профессионального роста и расширения зоны ответственности