Секретарь руководителя

организация делопроизводства в учреждении в полном объеме: регистрация входящей, исходящей корреспонденции, создание документов, организация движения и учёта документов, оперативное хранение и использование документов ;

- прием и первичная обработка входящих документов, передачи документов на рассмотрение директору учреждения;

- распределение документов с резолюцией директора исполнителям;

- передача и контроль исполнения поручений директора исполнителям;

- контроль исполнения документов и соблюдения сроков подготовки ответов исполнителями;

- контроль согласования и подписания проектов документов;

- изготовление, учет, использование, хранение штампов, печатей, бланков, носителей электронных подписей;

- контроль исполнения требований к изготовлению и оформлению документов;

- организация и контроль внутреннего документооборота;

- ведение номенклатуры дел;

- прием и распределение входящих/исходящих звонков;

- административная и информационная поддержка директора учреждения;

- организация приема посетителей в приемной;

- формирование документарного фонда учреждения (формирование, хранение и своевременная сдача дел в архив);

- ведение архива учреждения;

- внесение предложений по совершенствованию инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел.

Требования:

высшее образование;

- грамотная письменная и устная речь;

- опыт работы в сфере делопроизводства в компании со штатной численностью от 100 человек;

- опыт работы в бюджетных учреждениях;

- опыт работы с системами ЭДО

Должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- организацию делопроизводства;

- схемы документооборота;

- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

- сроки и порядок сдачи дел в архив;

- системы организации контроля за исполнением документов;

- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда.

Условия

оформление в соответствии с Трудовым Кодексом РФ;

- график 5/2;

- пятидневная рабочая неделя с 10.00 до 18.30;