Помощник Генерального директора

Коммуникационное агентство RX CODE входит в Группу компаний Бионика.

RX CODE — ведущее специализированное агентство по продвижению брендов и товаров фарминдустрии.

Целью агентства является разработка, адаптация и внедрение современных и инновационных инструментов для взаимовыгодной коммуникации участников фармацевтического рынка с целью результативного продвижения брендов и товаров фарминдустрии в рамках действующего законодательства.

RX CODE специализируется на B2B-коммуникациях и объединяет направления F2F, Digital и it-решения для фармацевтического рынка.

Мы ищем талантливого Помощника Генерального директора, который станет частью нашей команды и поможет в успешном запуске и управлении действующими и новыми инициативами.

Чем предстоит заниматься:

1. Организация работы и графика руководителя.

• Полное сопровождение рабочего графика ГД: планирование встреч, звонков, командировок и тд.;

• Координация совещаний, подготовка материалов, ведение протоколов, контроль выполнения задач;

• Ежедневное составление и корректировка расписания, коммуникация с ТОПами и сотрудниками компании;

• Фильтрация входящих обращений, приоритезация задач.

2. Документооборот и деловая переписка.

• Подготовка презентаций, отчетов, аналитических материалов;

• Соблюдение конфиденциальности поступающей информации;

• Ведение деловой переписки от имени ГД;

• Работа с электронным документооборотом, контроль подписания документов;

• Обработка входящей/исходящей корреспонденции.

3. Организационная поддержка.

• Бронирование билетов, отелей, организация трансферов и виз;

• Подготовка командировок и бизнес-поездок;

• Организация рабочих встреч, взаимодествие с тех.поддержкой;

• Встреча гостей, обеспечение переговорных комнат;

• Напоминание и организация поздравления с днями рождениями клиентов от лица компании и лично от Генерального директора.

4. Административная поддержка офиса.

• Контроль закупок канцелярии, офисных принадлежностей;

• Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками;

• Организация корпоративных мероприятий и поздравлений;

• Покупка и организация медикаментов и средств первой необходимости для офиса;

• Решение текущих вопросов по содержанию офиса.

1. Профессиональные навыки и компетенции.

• Организаторские способности – умение планировать, координировать задачи и контролировать их выполнение;

• Внимание к деталям и аккуратность – тщательная работа с документами, соблюдение сроков и протоколов;

• Тайм-менеджмент – эффективное распределение времени, приоритезация задач;

• Грамотность и деловое общение – устная и письменная речь на высоком уровне, ведение переписки от лица руководителя;

• Аналитические навыки – умение обрабатывать информацию, готовить отчеты и презентации;

• Мультизадачность – способность работать в режиме высокой нагрузки, переключаться между задачами;

• Знание программного обеспечения:

Обязательно: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, 1С;

Желательно: Битрикс24, системы электронного документооборота, Zoom/Google Meet/Яндекс.Телемост.

2. Личностные качества.

• Эффективная коммуникация – умение выстраивать диалог с разными уровнями сотрудников и клиентов;

• Эмпатия и эмоциональный интеллект – тактичность в общении, понимание потребностей руководителя;

• Гибкость и адаптивность – готовность к изменениям, оперативное решение нестандартных задач;

• Дипломатичность – сдержанность в конфликтных ситуациях, умение находить компромиссы;

• Инициативность – предложение решений без постоянного контроля;

• Стрессоустойчивость – сохранение работоспособности в условиях высокой нагрузки;

• Критическое мышление – анализ информации, выявление ключевых моментов.

• Конкурентоспособная заработная плата: Мы ценим ваш труд и готовы предложить достойное вознаграждение + премию по результатам работы;
• Гибкий график: офисный формат работы 5/2 с 09:30 до 18:30;
• ДМС со стоматологией, развитая корпоративная жизнь, технику для работы тоже выдаем.