Делопроизводитель с функциями секретаря

Для каких задач нужен специалист

​​​​​​​Контрагенты

• Собирать закрывающие документы от подрядчиков, проверять их корректность и передавать в бухгалтерию.

• Ежемесячно контролировать осв на предмет проведения в учете всех закрывающих документов.

• Следить за своевременностью подписания документов в ЭДО.

Доверители

• Следить за своевременностью подписания актов.

• Передавать подписанные документы в бухгалтерию.

• Контролировать проведение документов в учете.

​​​​​​​​​​​​​​Документооборот

• Составлять, подписывать у Председателя, направлять в бухгалтерию, организовывать хранение оригиналов бухгалтерских документов.

• Документально оформлять командировочные расходы и авансовые отчеты.

Прочее

• Взаимодействовать с подрядчиками, доверителями, бухгалтерией.

• Своевременно организовывать подписание документов с контрагентами и доверителями.

• Распечатывать, сшивать и сканировать документы.

• Систематизировать документацию по заданным критериям.

• Отвечать на запросы бухгалтерии.

• Получать или отправлять документы через почту или курьерскую службу.

• Работать с корреспонденцией: получать и отправлять письма, вести реестр

• 
  

Помогать в работе с клиентами

• Заказывать пропуска

• Встречать клиентов в холле

• Отвечать на звонки

• Приготавливать чай или кофе для клиентов, наводить порядок в переговорной после встречи

Заботиться об офисе

• Вовремя заказывать воду и расходники для принтера, канцтовары и остальные мелочи

• Проверять работу клининга. Если офис недостаточно убран, обсуждать ситуацию с клинером и добиваться нужного результата

• Следить за чистотой оргтехники и шкафов (изнутри). Мы запрещаем клинингу за ними ухаживать, потому что есть риск поломок техники или потери документов

• Следить за корректной работой всей техники. Если что-то ломается, оперативно организовывать ремонт

• Контролировать порядок в целом. Например, если кто-то из команды в пылу забывает о правилах порядка, тактично о них напоминать

Условия и требования — коротко

Деньги

• Оплата два раза в месяц

• Платим день в день, без нарушений

• Фиксированная сумма. Размер обсуждаем с каждым отдельно

• Возмещаем расходы на проезд по рабочим поручениям

Формат работы

• В офисе

• Территориально — Москва, ст. м. «Парк Победы», 3 минуты пешком от метро

• С 09:00 до 18:00

• Оформляем в штат

• Испытательный срок — месяц

• Отпуск, больничные — все по ТК

Основные требования

• Высшее образование

• Здорово, если Вы имеете опыт работы секретарем или специалистом по документообороту и рассматриваете эту работу не как переходный период в карьере

• Дополнительным плюсом будет любой опыт работы в юриспруденции

• Грамотная устная и письменная речь

• Готовность соблюдать деловой стиль в одежде