Cекретарь на ресепшен

Обязанности:

1. Приём посетителей
- Встреча клиентов, заказ пропусков, обеспечение комфортного ожидания встречи (чай/кофе), подготовка переговорных и оборудования. Передача анкет службе безопасности после прохождения встречи.
2. Обработка входящей документации
- Прием писем/курьеров, общая электронная почта, Почтовый ящик и почтовое отделение. Передача документов ответственным лицам .
3. Работа с исходящими документами
- Подготовка и отправка документов, контроль отправки и доставки корреспонденции.
4. Организация документооборота
- Ведение и хранение архива документов и печатей, выдача документов.
5. Телефонные разговоры
- Ответы на звонки, переадресация звонков нужным специалистам, прием и фиксация важной информации от звонящих лиц.
6. Планирование графиков
- Формирование ежедневника дел, согласование сроков выполнения поручений, отслеживание текущих задач.
7. Выполнение отдельных поручений руководителя
- Исполнение различных личных и профессиональных запросов руководства.
8. Использование оргтехники и компьютерного оборудования
- Работа с компьютером, принтером, сканером, копировальным аппаратом, телефоном и другой офисной техникой.
9. Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Формирование заказов в Комус, заказ воды в выходное время и отслеживание ее доставки.
10. Введение в работу новых сотрудников
- Ознакомление новых сотрудников с их обязанностями, введение в курс дела, подготовка их рабочего места и настройка ученных данных.
11. Финансовые вопросы
- Оплата мелких расходных вещей, составление квитанций и прием средств.
12. Прочее
- Выгрузка почт клиентов для проведения вебинаров
- Предоставление отчета об отсутствующих и отпусках системе безопасности
- Мониторинг работы телефонов и сайтов компании
- Проверка синхронизации работы срм и мессенджеров
- Поддержание хорошего настроения в коллективе
- Вырезка из документов деталей для дальнейшей работы
- Отличные знания PhantomPDF, Microsoft Word, Microsoft Excel.

​​​​​​​
Требования:

• знание английского языка обязательно (не ниже pre-intermediate)
• опыт работы:
  • не менее года в крупных или средних компаниях
  • знание делового этикета:
• личные качества:
  • внимательность, самоорганизация, стрессоустойчивость,
  • умение доводить любое дело до конца,
  • умение работать самостоятельно без лишнего контроля, аккуратность,
  • хорошая грамотная русская речь,
• английский -хороший разговорный уровень,
• высокая скорость печати.
• образование высшее.