Личный ассистент руководителя

Обязанности:

• ведение календаря руководителя, контроль исполнения поручений;
• структурирование информации из устных поручений и телеграм-переписки для дальнейшей передачи контрагентам/исполнителям/сотрудникам;
• подготовка ко встречам и выступлениям (материалы, сбор информации, заказ пропусков, оповещение участников и прочее);
• поиск подрядчиков и поставщиков для выполнения задач компании, руководителя и курирование их работы;
• контроль исполнителей/субподрядчиков, координация хода проекта, подготовка промежуточных отчетов;
• сбор документов для конкурсных закупок;
• координация документооборота: выставление счетов, оплата, получение закрывающих документов;
• прямое взаимодействие с бухгалтерами/финансовыми менеджерами группы компаний;
• работа с отчетностью (подготовка финансовых отчетов, аналитических отчетов, авансовых отчетов по представительским / командировочным расходам);
• организация командировок;
• прием/оформление/увольнение сотрудников, график выплаты заработных плат и гонораров исполнителям;
• личные поручения руководителя (20% времени).

Необходимые навыки:

• системное мышление;
• развитые навыки коммуникации: умение быстро улавливать и передавать суть информации, правильно и точно формулировать вопросы;
• подача документов на гранты/тендеры;
• ведение документооборота, в т.ч. ЭДО;
• развитые навыки тайм-менеджмента: умение эффективно планировать рабочее время, правильно расставлять приоритеты в задачах;
• постановка задач и промежуточный контроль исполнения, умение давать своевременную, емкую и понятную обратную связь;
• навыки работы с информацией: умение самостоятельно находить необходимые данные и структурировать их;

Обязательные требования:

- наличие высшего образования;

- уверенный пользователь Excel, Word;

- опыт работы с электронными торговыми площадками;

- глубокое понимание принципов документооборота и налогообложения;

- быстрая обучаемость, свободная работа в цифровой среде;

- ориентированность на результат;

- грамотность (устная и письменная);

- ответственность, исполнительность, самодисциплина;

- внимание к деталям.

Оформление по ТК РФ