Секретарь - делопроизводитель

Обязанности:

1. Прием, регистрация и учет входящей корреспонденции:

* Получение почты (электронной и бумажной), факсов.

* Фиксация входящих документов в журналах или электронных системах (присвоение входящего номера, даты).

* Сканирование бумажных документов.

* Первичная сортировка корреспонденции по адресатам/отделам/срочности/важности.

2. Обработка исходящей корреспонденции:

* Регистрация исходящих документов (писем, приказов, распоряжений и т.д.).

* Подготовка документов к отправке (распечатка, оформление конвертов, заполнение бланков для курьеров/почты).

* Отправка электронной почты от имени организации/руководства.

3. Контроль исполнения документов:

* Отслеживание сроков исполнения поручений, указанных в документах или данных руководством.

* Напоминание ответственным лицам/отделам о приближающихся или просроченных сроках.

* Ведение журналов/картотек/электронных баз по исполнению документов.

4. Формирование и ведение дел (номенклатура дел):

* Систематизация документов (бумажных и электронных) по тематикам, проектам, срокам хранения.

* Формирование папок (дел) согласно утвержденной номенклатуре дел организации.

* Обеспечение правильного хранения документов (в шкафах, архиве, электронных системах).

* Подготовка документов к архивному хранению или уничтожению по истечении сроков.

5. Делопроизводственное обеспечение:

* Подготовка проектов стандартных документов (письма, приказы, протоколы, справки и др.) по указанию руководства или по шаблонам.

* Проверка правильности оформления документов на соответствие правилам делопроизводства и стандартам организации (наличие подписей, виз, дат, регистрационных номеров).

* Ведение журналов регистрации различных документов (приказов, договоров, служебных записок и т.д.).

* Копирование, сканирование, брошюрование документов.

6. Работа с базами данных и информационными системами:

* Ввод информации в электронные системы документооборота (СЭД), базы данных.

* Поиск необходимой информации в архивах (бумажных и электронных).

* Обеспечение актуальности информации в системах.

7. Взаимодействие и коммуникация:

* Прием телефонных звонков, первичная консультация посетителей, направление их к соответствующим сотрудникам.

* Взаимодействие с другими отделами по вопросам документооборота и получения/передачи информации.

* Информирование руководства о поступившей важной корреспонденции, срочных документах.

8. Общие канцелярские обязанности:

* Обеспечение офиса канцелярскими принадлежностями (по согласованию).

* Организация рабочего места руководителя (при необходимости).

* Выполнение разовых поручений руководства, связанных с документами или информацией.

Требования:

1. Образование:

* Среднее специальное образование (желательно по специальностям: "Документационное обеспечение управления и архивоведение", "Секретарь-делопроизводитель", "Офис-менеджер" и т.п.).

* Знание основ делопроизводства и документооборота обязательно.

2. Знания:

* Делопроизводство: Знание ГОСТов и нормативных актов, регулирующих документооборот в РФ (основы), правил составления и оформления документов, видов документов, системы регистрации, принципов организации документооборота, номенклатуры дел, сроков хранения документов.

* Офисные программы: Свободное владение ПК: MS Office (Word – углубленно, Excel, Outlook – обязательно; PowerPoint – часто требуется). Умение работать с электронной почтой.

* Оргтехника: Уверенное пользование принтером, сканером, копиром, факсом, МФУ.

* СЭД (Системы Электронного Документооборота): Знание и опыт работы с одной или несколькими популярными СЭД (Директум, 1С:Документооборот, ТЕЗИС, Е1 Евфрат, Логис и т.д.) – часто является ключевым требованием или большим преимуществом.

* Базы данных: Базовые навыки работы с базами данных (поиск, ввод информации).

3. Навыки (Hard Skills):

* Высокая скорость и точность печати (русский язык).

* Навыки работы с большими объемами информации.

* Умение систематизировать документы и информацию.

* Навыки сканирования и обработки отсканированных документов.

* Грамотная устная и письменная речь (русский язык).

4. Личные качества (Soft Skills):

* Внимательность и аккуратность: Ключевые качества для работы с документами.

* Ответственность и исполнительность: Своевременное выполнение задач, контроль сроков.

* Организованность и пунктуальность: Умение планировать свое время, соблюдение сроков.

* Стрессоустойчивость: Способность работать в условиях многозадачности и срочности.

* Усидчивость и терпение: Работа часто монотонная, требующая концентрации.

* Коммуникабельность и вежливость: Умение общаться с разными людьми (коллеги, клиенты, руководство).

* Дисциплинированность.

* Умение хранить конфиденциальную информацию.

5. Опыт работы:

* от 1 года делопроизводителем, офис-менеджером или на аналогичных должностях.

6. Дополнительные требования :

* Знание иностранных языков.

* Знание специализированных программ (1С:Зарплата и Кадры, 1С:Бухгалтерия - на базовом уровне для поиска документов, КонсультантПлюс/Гарант).

* Опыт работы в конкретной отрасли (БПЛА)

Условия:

• Заработная плата 90-120 тыс рублей
• Место работы в шаговой доступности от метро Проспкет Вернадского
• Работа на опытном производстве
• Ежегодный отпуск, стабильный оклад, адекватный руководитель.