Офис-Менеджер/руководитель АХО

«МДМ-Печать» - крупнейшее предприятие полиграфической отрасли. На производство полиграфической продукции мы приглашаем кандидатов на должность Офис- менеджера / Руководителя хозяйственной службы.

Обязанности:

• Документооборот (Регистрация приказов, входящей-исходящей документации). Подпись документов. Приказы и корреспонденция по основной деятельности. Происходит по мере поступления
• Регистрация и хранение Договоров. Договоры по основной деятельности (не продажи). По мере поступления вносить в Реестр договоров.
• Оформление командировок:

• Оформление представительских расходов (Приказ, Смета, Отчёт) Представительские расходы - затраты на проведение переговоров с контрагентами и клиентами. Происходит по мере необходимости. Заказчики- отдел продаж, дирекция
• Закупка подарков на юбилей работы в компании (тарелки, часы, значки). Происходит ежегодно в начале года. Подарки и поставщики все традиционные. Необходимо составить ТЗ на каждый вид подарка (согласовать макет с производителем) и провести через бухгалтерию.
• Работа с курьерскими службами СДЭК и Major. Оформление накладных для отправки документов, образцов продукции, цветопроб, иногда тиражей. Происходит ежедневно. Отчеты в конце месяца в виде сверки детализации счёта и имеющихся накладных. Отчитываюсь перед бухгалтерией. Происходит ежемесячно. Основной внутренний заказчик – отдел продаж, снабжение, бухгалтерия.
• Работа с Почтой России (отправка простых и заказных писем). Основной внутренний заказчик – бухгалтерия, иногда – отдел продаж.
• Как офис-менеджер: поддержание чистоты и порядка в переговорных комнатах, соблюдение режима их работы, полив растений. Ежедневно
• Встреча гостей компании: чай-кофе. По мере необходимости. Организация небольших офисных мероприятий (Совет директоров). Оформление стола для заседания, закупка дополнительной канцелярии, организация кофе-брейка, распечатка необходимых документов, своевременное оповещение участников мероприятия.
• Работа по ДМС. Выбор страховой компании, анкетирование сотрудников, текущая работа со списками). Выбор компании происходит в результате тендера. Анкетирование происходит в конце периода страхования, у нас - в апреле-мае (анкета есть у всех). Работа со списками – открепление от ДМС и прикрепление к ДМС. На каждого открепившегося – прикрепившегося пишется сопроводительное письмо в СК для обновления списка застрахованных. Происходит по мере необходимости.
• Визовая поддержка. Внутренний заказчик – руководство. Собирается комплект документов для определенного вида визы. Визовая поддержка оформляется либо через Континент Экспресс либо самостоятельно.
• Контроль за порядком на территории и в здании. Организация работы уборщиков и дворников.
• Вендинговые аппараты: контроль, документооборот.
• Организация дезинсекции.
• Закупка и списание канцелярии, хозтоваров, воды, продуктов и расходных материалов
• Заказ мебели, инвентаризация и учет
• Работа с клининговой компанией
• Взаимодействие с подрядной организацией по вопросам рабочей одежды и ковров: заказ, обслуживание, контроль взаиморасчетов..
• Закупка и ведение учета СИЗ и рабочей обуви, контроль за сертификацией
• Организация и контроль вывоза отходов: мусор, пластины, пластик, металлолом​​​​​​
• Требования:
• образование не средне-специальное/высшее;
• английский язык : уровень средний / средне-продвинутый
• уверeнный пользователь ПК;
• Организация встреч, мероприятий и приема иностранных гостей.
• Организация деловой переписки, работа с входящей/исходящей корреспонденцией
• ответственность, инициативность, хозяйственность;

Мы предлагаем:

• Официальное оформление с полным соблюдением ТК РФ
• Работа в г. Всеволожск Ленинградской области
• Развозка по маршрутам от ст. м. Ладожская (Дорога Жизни), ст. м. Ленинский пр. (Мурманское шоссе, Володарский мост) и ж/д ст. Всеволожская (Всеволожск)
• График работы 5/2 с 9 до 17-30 ч., в пятницу - до 16.30 ч.
• современное высокотехнологичное производство. Просторные производственные помещения.
• уровень вознаграждения обсуждается с кандидатом в зависимости от уровня его квалификации