Заведующий канцелярией

– осуществлять организацию работы канцелярии в соответствии с Уставом, Положением о канцелярии;

– осуществлять методическое руководство делопроизводством в учреждении;

– обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, согласование, ознакомление, в том числе в системах электронного документооборота, корпоративной почте;

– определять рациональную загрузку работников канцелярии, обеспечивать контроль за соблюдением графиков, регламентов, качественным выполнением работы, в установленные сроки, своевременным прохождением инструктажей;

– принимать меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами труда, своевременным обучением;

– осуществлять контроль за правильным оформлением в соответствии с гостом и сроками исполнения документов;

– организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений, по формированию дел, номенклатуры дел;

– систематизировать, составлять описи, реестры и подготавливать документы для архивного хранения, организовывать работу комиссии по уничтожению документов с истекшим сроком хранения;

– вести компьютерную адресную базу данных организаций, а также другие в зависимости от текущих потребностей;

– осуществлять взаимодействие с министерством и ведомствами, в том числе обеспечивать документооборот через Систему электронного документооборота (СЭД);

– консультировать работников по вопросам работы с документами, в том числе в системах электронного документооборота;

– участвовать в подготовке технических заданий на внедрение и совершенствование системы электронного документооборота,

–перевод в электронный вид документов;

-осуществлять методическое сопровождение процессов внедрения, эксплуатации и развития системы электронного документооборота в учреждении, совершенствование схем документопотоков, разработка унифицированных форм документов, шаблонов, оптимизация состава документов;

– подготовка предложений по формированию функциональных требований системы электронного документооборота, технологии работы с конфиденциальными документами;

– регистрировать, оформлять документы лиц, прибывающих в командировку в учреждение;

– обеспечивать режим доступа к документам и использованию информации, содержащейся в них, в соответствии с требованиями к информационной безопасности и законодательства о персональных данных;

– подготовка по запросам отчетов и аналитических справок по вопросам управления документами в учреждении и руководства канцелярией;

– взаимодействовать с представителями сторонних организаций по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, в том числе с почтовыми и курьерскими службами;

– подготовка документов по заключению, ведению и закрытию договоров с почтовой службой, ведение договоров.

высшее образование профильное – магистратура или высшее образование (непрофильное) - магистратура и дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности. Опыт работы не менее 3-х лет в области руководства подразделением по документационному обеспечению организации. Обязателен опыт внедрения системы электронного документооборота и работы в 1С:Документооборот государственного учреждения и ведомственных системах. Знание нормативных правовых актов Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации, стандартов, содержащих требования к организации управления документами организации