Администратор Бизнес-Центра / Офис менеджер Бизнес-Центра / Секретарь

Прием входящих звонков

• обработка входящих вызовов;
• регистрация и передача сообщений адресатам;
• предоставление первичной информации по вопросам, касающимся работы Бизнес-Центра.

Обеспечение жизнедеятельности администрации Бизнес-Центра

• контроль состояния офисного оборудования и заказ расходных материалов;
• организация и координация обслуживания помещений (например, уборка, ремонт, обеспечение необходимым оборудованием).

Работа с документооборотом

• регистрация входящей и исходящей документации;
• обеспечение хранения и систематизации документов;
• контроль своевременного согласования и подписания документов.

Написание и отправка исходящих писем

• составление писем, служебных записок и других документов;
• отправка корреспонденции почтой, курьером или через электронные каналы.

Инвентаризация

• учет и контроль наличия материальных ценностей;
• проведение регулярной инвентаризации оборудования и прочих активов;
• составление отчетов по итогам инвентаризации.

Работа с архивом

• организация и поддержание порядка в архиве;
• систематизация и учет архивных документов;
• обеспечение сохранности архивных данных.

Контроль учета рабочего времени

• ведение табелей учета рабочего времени сотрудников администрации;
• контроль соблюдения графика работы;
• предоставление данных контроля рабочего времени сотрудников администрации руководству.

Уведомления и рассылки для арендаторов

• разработка информационных материалов для арендаторов и посетителей.

Сопровождение IT-систем

• взаимодействие с IT-службой для решения технических проблем.

Контроль оборота ключей Бизнес-Центра

• систематизация и учет ключей;
• координация работы службы безопасности по вопросам хранения ключей;
• контроль наличия копий ключей от помещений арендаторов в тубусах.

Контроль службы клининга

• координация работы службы клининга на территории бизнес-центра;
• контроль качества уборки помещений и территории;
• своевременное согласование дополнительных работ по уборке при необходимости.