Офис-менеджер

- прием и распределение потока входящих звонков;
- ведение реестра входящей/исходящей корреспонденции;
- ведение журнала доверенностей (оформление, распределение);
- работа с документами (подготовка писем, договоров);
- работа с компьютером (пакет программ Microsoft Office) и офисной оргтехникой (копирование, сканирование);
- брошюровка и переплет документов (проектов фасадов светопрозрачных конструкций) в максимально сжатые сроки;
- работа с курьерскими и почтовыми службами. Подготовка, отправка, получение почтовой корреспонденции;
- организация приема гостей (чай,кофе, вода посетителям и руководству);
- оформление пропусков для сотрудников и гостей;
- организация деловых поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц);
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, хоз.товаров, воды, организация своевременной оплаты счетов за интернет, телефонную связь, курьерскую доставку, топливо);
- взаимодействие с диспетчерской службой арендодателя с целью технического обслуживания офисного помещения;
- выполнение поручений руководителя, в т.ч. личных;
- взаимодействие с поставщиками товаров, услуг;
- ежемесячная инвентаризация запасов офиса;
- ежемесячная подготовка топливных отчётов и передача в подразделение бухгалтерии;
- составление служебных записок, заявлений на учёт/возмещение, оформление командировок;
- взаимодействие с арендодателем по вопросам сдачи помещений в аренду (заключение договоров, документооборот, решение текущих вопросов);
- организация обмена закрывающими документами с поставщиками товаров/услуг в рамках офис-менеджмента;
- закупка оргтехники, расходных материалов, продуктов питания, подарков и т.д.;
- осуществление поиска товаров по наименованию, с заявленными характеристиками и соответствующего качества по оптимальной цене;
- размещение заказов, заключение договоров, контроль оплаты и поставки;
- приём товаров от поставщиков с оформлением соответствующих документов и передача их в бухгалтерию компании;
- поддержание имущества, как компании, так и арендодателей в исправном состоянии. При необходимости осуществление ремонта​ с привлечением обслуживающего персонала и соответствующих организаций;
- своевременная подача заявок в соответствующие службы на ремонт систем освещения, кондиционирования, отопления, сетей электропитания и т.д.;
- контроль и проверка состояния и работоспособности офисной техники. Своевременный вызов специалистов по ремонту и замене расходных материалов;
- контроль и поддержание помещения компании в чистоте в соответствии с санитарными нормами;
- координация и проверка работы уборщицы.

• Высшее образование
• Пунктуальность
• Отличное знание русского языка, грамотное оформление писем
• Готовность работать в режиме многозадачности

• Работа в комфортном офисе БП "Румянцево" в 5 мин ходьбы от выхода из метро
• Официальное трудоустройство
• Насыщенная корпоративная жизнь