Ассистент руководителя по развитию

В тексте вакансии подробно описаны все детали. Просьба дочитать ее до конца во избежание лишних вопросов.

Чем предстоит заниматься:

1. Поддержание корпоративной командной работы

• Контроль выполнения поставленных руководителем задач - руководитель не должен напоминать о выполнении какой-либо задачи, Вы ведете и контролируете выполнение задач самостоятельно;

• Выполнение поручений руководителя по проектам;

• Взаимодействие со всеми отделами компании, сбор и анализ показателей отделов (продажи, закупки, склад, бухгалтерия);

• Ведение дашбордов и оцифровка процессов компании;

• Организация совещаний и онлайн-встреч;

• Участие во внутренних процессах компании, контроль исполнителей и сроков выполнения проектов;

• Координация взаимодействия между отделами, запрос информации, напоминание о сроках;

• Взаимодействие с внешними исполнителями (юристы, программисты), (Добиваться решения поставленных задач - важно);

• Поиск нужных документов и ответ на запросы;

• Создание информационных писем и документов.

2. Планирование

• Составление отчётов, планов, оценка выполнения планов, отчёт о выполненных и невыполненных задачах;

• Ежедневное и еженедельное планирование, с учётом и контролем задач руководителя;

• Сопровождение производственных планёрок;

• Ведение личного календаря и календаря руководителя;

• Организация планёрок, встреч с руководителем.

От кандидата мы ожидаем:

• Высшее образование (приветствуется финансовое, экономическое, юридическое);

• Ориентированность на результат - важно, чтобы все задачи были завершены / зафиксировано решение по задаче (причина невыполнения);

• Важно умение работать с документами, узнавать документы и правильно их оформлять;

• Умение распознавать, проверять и правильно обрабатывать документы;

• Владение инструментами для работы с таблицами (Excel, Google Sheets);

• Своевременное внесение и обновление данных;

• Проактивная позиция в решении задач;

• Умение эффективно организовать и структурировать рабочие процессы;

• Готовность задавать вопросы при возникновении непонятных моментов;

• Способность уточнять и формировать технические задания (ТЗ) самостоятельно или совместно с руководителем;

• Регулярное предоставление обратной связи по выполненным задачам на ежедневной основе;

• Знание английского языка уровня Intermediate будет плюсом;

• Желателен опыт работы на аналогичной должности от 3-х лет;

• Профессиональный пользователь ПК, Яндекс.Диск, Microsoft Office, программ для составления презентаций, мессенджеров и соц. сетей, облачных систем хранения.

Вы нам подходите, если имеете следующие компетенции:

• Опыт работы в аналогичной должности (Бизнес-Ассистентом) от 2 лет;
• Вы обладаете структурным и аналитическим мышлением;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Навыки управления сотрудниками, постановка задач, контроль, мотивация;
• Навыки построения бизнес-процессов и их регламентация;
• Высокий уровень коммуникационных и менеджерских навыков. Легко общаетесь с незнакомыми людьми (по телефону/видеосвязи);
• На высоком уровне владеете структурированием информации - вытаскиваете смыслы;
• Имеете высокий уровень грамотного и результативного планирования;
• Умеете спокойно и рационально обосновывать свою точку зрения, слышать оппонента/собеседника;
• Отличаете задачи от идей;
• Умеете работать с информацией, формировать из 2-х документов логичный 3-й документ;
• Имеете развитые навыки критического мышления.

Требования к личным качествам:

• Имеете высокий уровень самомотивации при минимальном контроле;
• Быть открытым, не боятся высказывать свою точку зрения и обоснованную критику адресно и прямо;
• Эмоциональная стабильность и выдержанность;
• Ваши сильные стороны инициативность, настойчивость и проактивность;
• Вы не подвержены чужому влиянию и гибко принимаете чужую точку зрения, избегая конфликта;
• Быть готовым услышать прямую точку зрения и обоснованную критику коллег, улучшая свои навыки и знания;
• Способность работать в режиме многозадачности;
• Развитое чувство долга и ответственности;
• Самостоятельность в принятии решений и ответственность за них;
• Организованность и структурированность мыслей и действий;
• Трудолюбие и пунктуальность;
• Целеустремленность, саморазвитие, сильное отношение к делу, способны решать проблемы и ради этого готовы пройти “лишнюю милю”.

Мы предлагаем:

• Полный рабочий день, 5/2, 6-8 часов в день 2 раза в неделю в офис (ул. Профсоюзная, дом 26), 3 дня удалённо;

• Возможность роста до операционного директора, руководителя отдела или управляющего и возможность получать денежные вознаграждения пропорционально своему вкладу в рост компании;

• Испытательный срок - в несколько этапов, с возможностью досрочного прохождения. Первый этап - 2 недели, второй - 1 месяц. Остальные этапы обсуждаются на собеседовании и по результатам работы (длительность до 3-х месяцев включительно);

• Заработная плата на испытательный срок 80 000 рублей в месяц;
• Стабильный доход и возможности для самореализации;
• Оформление по ТК;

Эта вакансия для вас, если:

• Вы знаете и активно применяете системный подход в трудовой деятельности;

• Для вас является приоритетом постоянное развитие навыков и компетенций.

Вы согласны с фразами:

• Быть ассистентом — сложный, но самый быстрый лифт с точки зрения развития;

• «Ассистент все время решает нерешаемое, он сталкивается с теми же вызовами, с которыми сталкивается руководитель»;

• Основная задача бизнес-ассистента — освобождение времени и головы руководителя для выполнения стратегических задач.