Секретарь-референт

Задачи на этой роли:

• организация и подготовка внутренних совещаний под председательством Генерального директора Общества и/или его заместителя (подготовка переговорной, подключение к zoom-конференции, организация трансляции информационных и сопутствующих материалов);

• оповещение участников совещаний о планируемых внутренних совещаниях с целью выявления кворума;

• обеспечение регулярности протокольных совещаний в соответствии с установленным графиком;

• обеспечение участников совещаний информационными материалами (составление повестки дня, сбор и систематизация информационных материалов);

• документальное оформление решений и поручений Генерального директора, данных на протокольных мероприятиях;

• доведение до сведения работников Общества решений и поручений Генерального директора при помощи СЭД (1С Документооборот);

• осуществление контроля исполнения ответственными лицами протокольных/инициативных поручений Генерального директора Общества;

• организация сбора и обработки информации от ответственных лиц в рамках исполнения протокольных/инициативных поручений Генерального директора Общества в установленные сроки;

• формирование отчетных форм для предоставления Генеральному директору Общества и/или его заместителю (в т.ч. при помощи СЭД);

• осуществление работ по систематизации и оптимизации информации в СЭД (1С Документооборот) в рамках закрепленного функционала;

• осуществление контроля качества подготовки, правильности составления документов, предоставляемых на подпись должностным лицам Общества, а именно протоколы совещаний, исходящие письма, приказы, ЛНА;

• оформление текста документов в соответствующем стиле, редактирование текстов в соответствии с правилами по делопроизводству, следующих документов: протоколы совещаний, исходящие письма, приказы, ЛНА;

• участие в разработке унифицированных форм внутренних документов для дальнейшего использования в Обществе, в части их соответствия правилам по делопроизводству;

• консультация работников структурных подразделений Общества по вопросам оформления документов в соответствии с правилами по делопроизводству.

Требования:

• высшее образование;
• релевантный опыт работы не менее 3 лет;

• навык работы с большим объемом данных, способность работа в режиме мультизадачности, умение выстраивать эффективную коммуникацию;

• дисциплинированность, высокая скорость работы, проактивность, внимательность и ответственность.

Для нас важно знание:

• делового этикета;

• документооборота, методов обработки и оформления документов;

• правил проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;

• методов контроля и исполнения документов/поручений в Обществе;

• типовых сроков исполнения документов и принципов работы со сроковой картотекой.

Мы предлагаем:

• оформление согласно ТК в штат Киностудии;
• график работы: 5х2, с 09:00 до 18:00/10:00 до 19:00;
• ДМС после 3 месяцев работы;
• доступ ко всем корпоративным плюшкам и скидкам от партнеров Сбербанка (бесплатная подписка СберПрайм, льготная ипотека, скидки на обучение);
• dog-friendly офис;
• интересные активности после работы - наброски с натуры, курсы актерского мастерства, мастер-класс от мэтров индустрии и вечеринки во внутреннем дворе Студии);
• офис рядом с Телецентром "Останкино" (10 минут от м. Фонвизинская / м. Бутырская).