Секретарь - референт

Санкт-Петербург, Пулковское шоссе, 41литЗИ

Метро: Московская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Прием, регистрация и учет входящих и исходящих документов. Распределение входящей корреспонденции между исполнителями.
Работа с официальным электронным почтовым ящиком Общества.
Регистрация и учет внутренних документов (служебных записок, писем) Общества, ведение карточек документов в СЭД Общества (после внедрения СЭД).
Контроль правильности оформления и комплектности документов, поступающих на подпись руководству Общества, а также установленной процедуры согласования и удостоверения документов.
Регистрация поручений руководства Общества, доведение их до исполнителей и контроль исполнения.
Подготовка аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в Обществе.
Прием и распределение телефонных звонков (факсов), организация телефонных переговоров генерального директора.
Ведение соответствующих журналов в соответствии с требованиями ЛНД Общества.
Организация работы с посетителями.
Подготовка, проведение и обслуживание конферентных, протокольных мероприятий и деловых контактов.
Оказание помощи генеральному директору в планировании рабочего времени.
Организация командировок руководителя (оформление служебных записок, заказ билетов, гостиниц и т.п.)
Организация и поддержание рабочего пространства приемной и кабинета генерального директора.
Организация проведения заседаний, переговоров, совещаний, деловых встреч, комиссий, рабочих групп: сбор необходимой информации и материалов, регистрация участников, ведение протокола, рассылка протокола.
Оформление управленческой документации, отчетности и подготовку проектов деловых писем, служебных записок.
Разработка номенклатуры дел блока генерального директора.
Учет используемых печатей и штампов, заверение документов Общества, заказ изготовления печатей / штампов.
Организация работы по устному и письменному переводу на иностранный язык поступивших / исходящих документов (при необходимости).
Выполнение функции «заказчика услуг» по закупке услуг доставки корреспонденции, документов и грузов, услуг комплексного почтового обслуживания, архивной обработки, архивного переплета, уничтожения документов и т.п.: формирование технических заданий, участие в выборе исполнителя услуг/поставщика товаров, формирование НМЦ.
Закупка товаров в рамках представительских расходов, а также своевременное предоставление отчетности (документов) по данным расходам.
Размещение на информационных стендах Общества информации о днях рождениях сотрудников, объявлений, другой информации по поручению руководства Общества.
Организация поздравлений сотрудников, участников Общества и контрагентов с праздниками, памятными датами и т.п.
Участие в организации корпоративных и массовых мероприятий Общества.

Требования:

Высшее образование (специалитет, бакалавриат);
Опыт работы: не менее 4 лет профильного стажа, в том числе не менее 2 лет в должности главного специалиста;
Владение программами MS Word, MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint, Интернет, ЕИС SAP, Контур Диадок.

Условия:

ООО «ТЗК Пулково» (дочерняя структура ПАО НК «Роснефть») осуществляет операционную деятельность по заправке воздушных судов в аэропорту Пулково;
оформление по ТК РФ, заработная плата по результатам собеседования от 92 338 руб. до вычета налогов);
премии по результатам работы;
добровольное медицинское страхование со стоматологией (после прохождения испытательного срока);
дополнительные стимулирующие выплаты, материальная помощь;
пятидневная рабочая неделя (с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45);
офис расположен в контролируемой зоне аэропорта «Пулково».