Операционный ассистент

Система поставок — это 5PL-платформа, ориентированная на параллельный импорт в Россию. Мы охватываем весь цикл управления международными поставками: взаимодействуем с ведущими банками Российской Федерации, имеем разветвленную сеть платежных партнеров и логистических агентов в ключевых регионах, включая Ближний Восток, Америку, Европу, Южную Америку, Азию и Африку, а так же работаем в условиях санкций и ограничений, обеспечивая бесперебойные поставки и минимизацию рисков.

Начни карьеру в международной компании с амбициозными целями!

КОГО МЫ ИЩЕМ?

Мы ищем внимательного и организованного Операционного ассистента для поддержки работы коммерческого отдела. Вам предстоит заниматься подготовкой коммерческих предложений, первичной документации и обеспечивать соответствие всех операций нормативным требованиям.

Ты подходишь нам, если:

• У тебя есть опыт работы с документацией от 2 лет;

• Ты внимательный к деталям и обладаешь аналитическим складом ума;

• Ты хорошо организован и умеешь расставлять приоритеты;

• Ты обладаешь грамотной письменной и устной речью;

• Ты легко осваиваешь новые программы и инструменты;

• Ты умеешь эффективно работать как самостоятельно, так и в команде;

• Ты готов развиваться в сфере операционной поддержки бизнеса

ЧТО БУДЕТ ВХОДИТЬ В ТВОИ ОБЯЗАННОСТИ:

Подготовка и разработка первичной документации

• Подготовка и оформление коммерческих предложений для клиентов;

• Разработка и актуализация шаблонов первичных документов;

• Составление договоров и дополнительных соглашений;

• Ведение документооборота и архивации документов;

• Взаимодействие с клиентами по вопросам документации;

• Контроль за своевременным обновлением и корректностью документов;

Управление рисками и соответствие нормам

• Проверка контрагентов на благонадежность;

• Контроль соответствия операций компании законодательным требованиям;

• Проверка документов на соответствие внутренним стандартам компании;

• Мониторинг изменений в законодательстве, касающихся деятельности компании;

• Выявление потенциальных рисков в операционной деятельности;

• Подготовка отчетов о выявленных рисках и рекомендаций по их минимизации

Формирование счетов

• Подготовка и выставление счетов клиентам;

• Контроль оплаты и своевременное информирование о задолженностях;

• Согласование счетов с финансовым отделом;

• Ведение реестра счетов и платежей;

• Работа с первичной бухгалтерской документацией;

• Сверка взаиморасчетов с клиентами

Дополнительные задачи

• Административная поддержка коммерческого отдела;

• Подготовка презентационных материалов для руководства и клиентов;

• Участие в оптимизации бизнес-процессов компании;

• Ведение отчетности в amoCRM;

• Координация работы с другими подразделениями компании;

• Выполнение поручений руководителя

ТРЕБОВАНИЯ К КАНДИДАТУ:

• Высшее или неоконченное высшее образование;

• Опыт работы в административной поддержке, документообороте от 2 лет;

• Уверенный пользователь ПК (MS Office, особенно Excel);

• Опыт работы с CRM-системами, предпочтительно amoCRM;

• Знание основ документооборота и деловой переписки;

• Внимательность к деталям и ответственность;

• Умение работать в режиме многозадачности;

• Грамотная письменная и устная речь;

• Базовое понимание правовых норм в сфере ВЭД будет преимуществом

Работа у нас - это:

Стабильность и развитие

• Официальное трудоустройство с первого дня работы;

• Возможность профессионального роста в динамично развивающейся компании;

• Обучение и повышение квалификации;

Комфортные условия работы

• Современный офис в центре МСК;

• Оплачиваемый отпуск и больничный;

• Корпоративные мероприятия и тимбилдинги;

• Дружелюбная атмосфера и поддержка коллег

Перспективы роста

• Возможность карьерного развития в направлении операционного менеджера;

• Расширение зоны ответственности с ростом профессиональных навыков;

• Обучение специфике международного бизнеса

УСЛОВИЯ РАБОТЫ

• Полная занятость (полный рабочий день);

• Офис в центре МСК;

• График работы: пн-пт, 9:00-18:00 по МСК;

• Своевременная выплата заработной платы два раза в месяц;

• Возможность корпоративного обучения