Помощник генерального директора

Санкт-Петербург, Ольховая улица, 4

Метро: Комендантский проспект

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организовывать работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Генерального директора.
Контролировать точность и срок выполнения указаний и поручений Генерального директора.
Принимать и, при необходимости, перенаправлять поступающие телефонные звонки.
Контролировать организацию проведения телефонных переговоров генерального директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
Вести рабочее расписание генерального директора.
Принимать документы и личные заявления на подпись генерального директора.
Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
В соответствии с установленными нормами и правилами заверять все необходимые документы
По поручению генерального директора составлять письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
Контролировать обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Контролировать формирование управленческой документации в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение ее сохранности и своевременной передаче в архив.
Участвовать в разработке локальных нормативных актов по ведению делопроизводства, унифицированных систем документации, а также классификаторов документированной информации.
Контролировать систематизацию и текущее хранение управленческих документов в соответствии с номенклатурой дел.
Оказывать консультативную помощь работникам Организации по вопросам делопроизводства.

Требования:

Образование высшее
Релевантный опыт работы от 5 лет

Обязательно знание:
Законодательных и нормативных правовых актов, методических документов касающихся деятельности Организации, делопроизводства и хранения документов.
Стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации
Схемы организации документооборота Организации, в т. ч. электронного.
Порядка оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности управленческой документации.
Основ законодательства о труде.Основ организации труда и управления.