Помощник/ассистент руководителя

В Московском городском открытом колледже осуществляется подготовка кадров по 19 специальностям в широком спектре направлений деятельности: юриспруденция, педагогика, IT-направление, вокал, хореография, реклама, эксплуатация беспилотных авиационных систем и другие. Образовательная онлайн платформа InStudy позволяет реализовать дистанционное и гибридное обучение по всему миру. Мы уверенно развиваемся и движемся вперед.

Приглашаем в нашу дружную команду профессионалов «Ассистента (помощника) руководителя».

Что надо делать:

Административная поддержка

1. Организация рабочего графика директора: планирование встреч, совещаний, визитов.
2. Подготовка проектов приказов, распоряжений, писем и других документов по указанию директора.
3. Ведение протоколов совещаний, оформление решений и контроль их выполнения.
4. Обеспечение оперативной связи с сотрудниками колледжа, передача поручений от директора.

Документационное обеспечение

1. Формирование и систематизация документооборота: регистрация, архивация, хранение.
2. Контроль сроков исполнения документов, напоминание ответственным лицам.
3. Подготовка отчетности (статистической, аналитической) для руководства.
4. Работа с электронными системами документооборота и базами данных колледжа.

Координация деятельности подразделений

1. Взаимодействие с учебными отделами, бухгалтерией, HR и другими службами для согласования рабочих вопросов и оперативного решения текущих задач.
2. Сбор и анализ информации от подразделений для подготовки сводных данных для директора.
3. Контроль выполнения решений, принятых на совещаниях, в рамках взаимодействия с ответственными сотрудниками.

Коммуникации и взаимодействие

1. Прием и обработка обращений студентов, преподавателей, родителей (устных, письменных, электронных).
2. Организация приема посетителей директора, предварительный анализ запросов.
3. Взаимодействие с внешними организациями: министерствами, партнерами, СМИ.
4. Ответ на входящие телефонные звонки колледжа: консультирование по общим вопросам, перенаправление звонков соответствующим подразделениям, фиксация обращений.

Контроль и организационные задачи

1. Мониторинг выполнения поручений директора сотрудниками колледжа.
2. Проверка соблюдения внутренних регламентов и трудовой дисциплины.
3. Участие в подготовке лицензирования, аккредитации и других проверок.
4. Обеспечение конфиденциальности информации и документов.

Дополнительные обязанности

1. Поддержание работы офиса: заказ канцелярии, организация ремонта, управление оргтехникой.
2. Обеспечение гостей напитками (кофе, чай) во время визитов и мероприятий.
3. Помощь в подготовке презентаций, докладов, аналитических материалов для директора.
4. Выполнение экстренных поручений руководства в рамках компетенции.

Мы ожидаем от успешного кандидата:

• высокая самоорганизация, исполнительность;
• умение работать в режиме многозадачности;
• стрессоустойчивость:
• эрудированность и грамотность;
• высшее образование;
• опыт работы от года в качестве помощника руководителя;
• опыт работы в образовательных учреждениях является преимуществом.

Мы предлагаем:

• рабочий график 5/2, выходные дни суббота, воскресенье;
• оформление по ТК РФ;
• стабильная заработная плата;
• удобное расположение рядом со станцией метро "Волгоградский проспект";
• интересные творческие мероприятия, разнообразные задачи.