Секретарь/помощник руководителя

Москва, Сущёвская улица, 25с1

Метро: Менделеевская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Встреча посетителей;
Прием и перераспределение телефонных звонков;
Прием, регистрация и распределение корреспонденции;
Ведение календаря и планирование рабочего дня генерального директора;
Подготовка приказов, распоряжений генерального директора и других внутренних документов компании с дальнейшей передачей для ознакомления всем ответственным лицам.
Организация обслуживания генерального директора и его деловых партнеров в офисе;
Организация сервировки чайного (кофейного) стола, приготовление и подача горячих напитков и закусок к ним;
Ведение журнала учета рабочего времени работников офиса;
Ведение делопроизводства, подготовка и отправка документов;
Ведение журнала учета входящей и исходящей документации;
Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
Помощь в организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных помещений и обеспечение их необходимыми материалами);
Выполнение поручений руководства;
Прием заявок на оформление постоянных и временных пропусков на проход в офис и заезд автотранспорта, на обеспечение канцелярскими и хозяйственными товарами и т.д.;
Оформляет и производит закупку канцтоваров, хозтоваров, мебели и т. д.;
Организация деловых поездок генерального директора, командировок руководства и сотрудников компании (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.);
Организация и поддержание функционального рабочего пространства ресепшен и кабинета генерального директора;
Организация поддержания чистоты и порядка в офисе, взаимодействие с клининговыми и обслуживающими сервисами.
На должность секретаря-референта на ресепшен назначается лицо, имеющее среднее общее образование и прошедшее профессиональное обучение. Требования к стажу работы и особые условия допуска к работе - не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.