Офис-менеджер (помощник руководителя) с гибридным графиком

Фонд «Надежная смена» с 2007 года реализует молодежные образовательные проекты для школьников, студентов, молодых работников предприятий топливно-энергетического и минерально-сырьевого комплексов, направленных на формирование и развитие кадрового резерва. С помощью вашей работы лучшие школьники поступят в инженерные вузы, студенты попадут на практику и будут трудоустроены, молодые специалисты получат развитие профессиональной карьеры.

Основная задача (суть предстоящей работы):

Организационная и административная поддержка деятельности руководителя организации.

Функциональные обязанности:

1. Административное и организационное сопровождение деятельности руководителя: планирование и ведение графика встреч, звонки, поиск и анализ необходимой информации, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов, работа с документами, выполнение поручений, подготовка и участие в совещаниях, организация и обеспечение командировок, закупки.
2. Организация исполнения поручений руководителя, контроль поручений, документооборота и корреспонденции руководителя, разработка локальных нормативных документов (в т.ч. приказы, распоряжения, официальные письма), ведение аналитических таблиц, баз данных.
3. Содействие и участие в реализации проектов руководителя и организации: поиск информации, подготовка документов, взаимодействие с участниками, заказы продукции и материалов, решение иных организационных вопросов.
4. Содействие в административно-хозяйственной поддержке деятельности организации: корреспонденция, делопроизводство, заказы товаров и услуг.
5. Организация рабочего места руководителя (поддержание порядка, чистоты стола и посуды, закупка канцелярии, прием посылок, сортировка материалов, продукты для офиса и т.д.).

Требования:

• Высшее образование, в т.ч. профильные курсы секретарей, бизнес-ассистентов;
• Опыт работы помощником руководителя от 3 лет;
• Уверенный пользователь программами планировщиками;
• Уверенный пользователь MS Office, Google doc;
• Умение соблюдать конфиденциальность;
• Умение структурировать, оптимизировать и систематизировать информацию, документы, процессы;
• Умение планировать и расставлять приоритеты;
• Умение гибко реагировать на изменение ситуации;
• Дипломатичность, коммуникабельность;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Проактивность, инициативность;
• Готовность к командировкам (по мере необходимости).

Профессиональные и деловые качества кандидата должны соответствовать корпоративным принципам правильного сотрудника Фонда:

• Правильно (по установленным стандартам) работает: достигает качественных результатов в установленный срок, без лишних потерь и недочетов;
• Клиентоориентированный: всегда найдет время для партнера/участника;
• Умеет играть в команде;
• Растет и развивает себя и свою работу/проекты;
• Лоялен к руководству и Фонду, на него можно положиться.

Наши условия:

• Уровень дохода по результату собеседования;
• Официальное оформление и белая заработная плата;
• Режим работы: 5/2, с 10:00 до 19:00;
• Гибридный график работы (в офисе и дома);
• Уютный офис в 5 минут пешком от метро пл. Ильича / Римская;
• Работа с крупнейшими вузами и компаниями России, стран СНГ;
• Agile-подход к работе (объясним и научим, что такое спринты, дедлайны и др.)

Мы приветствуем инициативных и целеустремленных кандидатов, если Вы такой кандидат, приглашаем Вас решить наши кейсы по обеспечению поддержки руководителя (HR направит ссылку на кейсы).

Ваши решения кейсов ускорят встречу с нами!

Примеры проектов, которые реализует Фонд:

• Международный инженерный Чемпионат «CASE-IN» — крупнейшая международная система соревнований по решению инженерных кейсов, в которой ежегодно принимают участие более 60 вузов, 60 компаний и 10 000 участников. Входит в президентскую платформу АНО «Россия страна возможностей»
• Молодежный день Международного форума «Российская энергетическая неделя» — ключевое молодежное отраслевое мероприятие с участием 3500 молодых представителей отраслей ТЭК и МСК

Фонд сотрудничает с более чем 50 компаниями, в т.ч:

АО «СО ЕЭС», ПАО «ФСК ЕЭС», ПАО «Россети», АО «СУЭК», АО «МХК «ЕвроХим», ПАО «СИБУР Холдинг», ПАО «Татнефть», ГК «РОСАТОМ», ООО «Сибирская генерирующая компания», ПАО «РусГидро», АК «АЛРОСА» (ПАО), ПАО «Т Плюс», ГК Фонд содействия реформированию «ЖКХ», ПАО «МРСК Центра», ПАО «НЛМК» и др.