Помощник/ассистент руководителя

Москва, Пресненская набережная, 10блокВ

Метро: Деловой центр

Показать контакты

Описание вакансии

Условия:

Официальное трудоустройство (согласно ТК РФ);
График 5/2 ненормированный;
ДМС;
Годовая премия;
Социальный пакет (компенсация затрат на занятие спортом, компенсация отдыха, путевки в детские лагеря, спортивные и культурные мероприятия для сотрудников и членов семей);
Оборудованные комнаты отдыха и приема пищи;
Дополнительные дни отпуска и выходные дни;
Поддержка начинающих сотрудников (материальная помощь, совет молодежи);
Широкие карьерные возможности (индивидуальные планы развития, обучение);
Уровень заработной платы обсуждается индивидуально.

Обязанности:

Ассистент выполняет задачи, поставленные руководством и непосредственным руководителем.
Планирует рабочее время руководителя, включая встречи, телефонные и прочие переговоры, собеседования и т.д.; ведет и корректирует рабочий календарь руководителя.
Организует обеспечение рабочего места руководителя оргтехникой, канцтоварами и прочими принадлежностями, способствующими его эффективной работе.
Осуществляет техническую помощь руководителю (копирование, печать, сканирование и пр.).
Занимается организацией деловых встреч и совещаний руководителя, включая приглашение участников, подготовку и/или сбор материалов, обеспечение места проведения встречи (бронирование переговорной комнаты, проверка наличия необходимого оборудования), подключение теле-/видеоконференции.
Протоколирует деловые встречи и совещания руководителя, передает протокол на утверждение руководителю, осуществляет распределение протокола среди участников совещания.
Занимается организацией приема посетителей руководителя: заказ пропусков и сопровождение посетителей при необходимости.
Осуществляет прием приглашенных лиц, делегаций по поручению руководителя, включая обеспечение логистики приема, организации места пребывания, необходимых встреч и т.д.
Организует обеспечение входящих и исходящих звонков руководителя.
Занимается планированием, организацией и отчетностью по служебным поездкам руководителя: логистика командировки, бронирование гостиницы, организация трансфера предоставление отчетности по командировке руководителя в соответствующие службы.
Ведет отчетность по расходам руководителя, связанным с выполнением его должностных обязанностей: расходы по корпоративной карте, прочие расходы.
Осуществляет сбор и подготовку аналитических, информационных, справочных и иных материалов по запросу руководителя.
Выполняет прочие поручения непосредственного руководителя, в рамках должностных обязанностей.
Выполняет устный\ письменный перевод либо осуществляет организацию устного\ письменного перевода документов, либо совещаний руководителя по мере необходимости.
Осуществляет прием документов для руководителя через СЭД, по электронной почте, на бумажном носителе на ознакомление, исполнение, согласование, утверждение и доводит их до руководителя.
Вносит проекты документов в СЭД, подписывает/отклоняет их в СЭД.
Отслеживает поступление корреспонденции и печатных изданий для руководителя, своевременно передает их руководителю.
Проводит проверку правильности оформления и согласования подготовленных документов, передаваемых руководителю на подпись.
Осуществляет передачу документа (документов) в соответствии с принятым решением руководителя в структурные подразделения или исполнителям.
Осуществляет контроль исполнения резолюций Генерального директора, контроль соблюдения сроков выполнения указаний и поручений непосредственного руководителя.
Проверяет соответствие текста документа, передаваемого на подписание руководителю, на бумажном носителе версии в системе электронного документооборота.
Осуществляет контроль соблюдения сроков предоставления информации, согласования и утверждения документов подразделениями, подчиненными непосредственному руководителю.
Составляет по поручению руководителя письма, запросы и другие документы и направляет их по каналам связи (почта, электронная почта, факс и пр.) в соответствующие службы или соответствующим лицам.
Обеспечивает хранение документов руководителя.