Делопроизводитель в плановом отделе

Организация документооборота: прием, регистрация и распределение входящих документов, относящихся к проекта; контроль сроков исполнения поручений руководства относительно конкретных проектов; обеспечение своевременного согласования и утверждения проектной документации сотрудниками разных подразделений.

Прием и регистрация входящей документации (договора, счета, акты). Проверка документов на соответствие стандартам оформления, наличия необходимых подписей и печатей. Опись документов. Перенос бумажных документов на электронный носитель.

Контроль исполнения договоров. Координация взаимодействия сотрудников разных отделов над одним проектом. Проверка статуса работы с документами, напоминание сотрудникам о приближающихся сроках, подготовка закрывающих документов по договорам, подготовка писем и актов.Проверка соответствия фактического состояния проекта утвержденному графику. Выявление рисков задержки выполнения задач и принятие мер по предотвращению задержек.

Формирование и отправка исходящей корреспонденции (электронная почта, почта России)

Архивирование документов (систематизация и хранение)

Ведение справочно-информационной работы. Поддержание в актуальном состоянии образцов документов/типовых договоров/бланков. Консультации сотрудников по вопросам оформления документов согласно внутренним стандартам компании.

Ведение документации в системе Bitrix24. Формирование базы данных проектов, включая архивацию завершенных проектов. Предоставление необходимой справочной информации сотрудникам и руководству.

Работа в 1С

Организация совещаний и встреч по проекту, подготовка необходимых материалов. Участие в подготовке отчетности перед руководством и заказчиками. Информировать руководителей о нарушениях ответственных лиц в ведении документации

Знание нормативных актов по делопроизводству

Понимание принципов документооборота

Владение офисными программами (1С, Office, Bitrix24)

Коммуникативные навыки. Важно умение общаться с коллегами всех уровней/подразделений с индивидуальным подходом

Внимание к деталям

Системное мышление, пунктуальность, исполнительность

Организаторские способности

Оформление по ТК, выплаты два раза в месяц..

Комфортабельный офис на м. Окружная.

8-ми часовой рабочий день с перерывом на обед, 40 часов в неделю.

Карьерный рост