Делопроизводитель/Специалист по документообороту

В связи с расширением отдела мы ищем ответственного Специалиста по делопроизводству. Нам важно, чтобы вы не только владели классическими стандартами оформления документов, но и были готовы погрузиться в специфику договорной работы. Ждем коллегу, который сможет навести порядок в документах, обеспечить юридическую значимость процессов и взять на себя сопровождение изменений условий обслуживания наших клиентов.

Чем предстоит заниматься:

Договорная работа и изменение условий:

• Подготовка и оформление дополнительных соглашений к договорам (изменение тарифов, стоимости, состава и параметров услуг, смена сторон).
• Оформление процедур расторжения договоров и подготовка соответствующих уведомлений.
• Взаимодействие с юридической службой: направление проектов договоров и дополнительных соглашений на правовую экспертизу, оперативная доработка документов по замечаниям юристов, согласование спорных формулировок.

Ведение документооборота (входящий/исходящий):

• Прием, обработка, регистрация входящей корреспонденции, контроль правильности оформления и сроков ответа согласно стандартам.
• Обработка и отправка исходящей корреспонденции (Почта России, КСЭ), взаимодействие с курьерскими службами и отделениями почты.
• Работа с организационно-распорядительной документацией (приказы): проверка корректности оформления, контроль согласования и ознакомление сотрудников.
• Проверка подготавливаемых в организации документов на соответствие юридическим нормам и внутренним регламентам (совместно с юристами).
• Контроль и актуализация шаблонов внутренних документов, отслеживание изменений и версий.

Координация и взаимодействие:

• Координация обмена документами между отделами и сопровождение внутренних согласований (включая обязательное визирование в юридической службе).
• Подготовка типовых ответов на обращения, ведение переписки с клиентами и контрагентами.
• Информационно-справочная работа: поиск документов по запросам, консультирование коллег по вопросам оформления.

Архивное дело и отчетность:

• Организация текущего хранения документов, формирование и передача дел в архив.
• Формирование отчетности для руководства по запросам

Условия:

график работы 5/2 с 10 до 19
офис: м. Окружная
Возможность карьерного роста