Специалист по делопроизводству

Москва, Авиационная улица, 77

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организация работы по документационному обеспечению деятельности компании.
Физическое получение и отправка корреспонденции в отделениях Почты России.
Организация взаимодействия с курьерскими службами и службами экспресс-доставки.
Ведение учета и реестров почтовых отправлений, контроль получения уведомлений о вручении.
Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции по ответственным лицам.
Проверка исходящих писем, проектов приказов и внутренних документов на соответствие правилам оформления, а также на наличие орфографических и грамматических ошибок.
Контроль исполнения приказов и своевременности ознакомления с ними сотрудников.
Обеспечение сохранности документов, поступивших в архив, и ведение реестра всего архива.
Регистрация документов, которые уже «закончены делопроизводством».
Сбор информации с подразделений по НД.
Прием документов на хранение по номенклатуре дел, формирование и подшивка их в дела.
Нумерация страниц, оформление корешков и составление описей дел.
Проведение проверки сроков хранения и подготовка актов на уничтожение документов.
Подбор и выдача архивных копий по запросам.
Проведение инвентаризации архива и инструктирование сотрудников по правилам сдачи дел.
Работа в системах 1С:Документооборот, Контур. СБИС, Диадок, Битрикс24.
Регистрация договоров, присвоение архивных номеров, сканирование и подгрузка документов в электронную базу.
Выставление задач в Битрикс24 и контроль их выполнения, подготовка отчетов для руководства.
Отправка договоров на согласование через 1С:ДО.
Исполнение обязанностей офис-менеджера на период его отсутствия.
Приготовление чая и кофе для руководителя и посетителей.
Распределение входящих звонков.
Выполнение иных поручений руководителя.

Требования:

Опытный пользователь ПК — MS Office (Word, Excel, Outlook).
Грамотная устная и письменная речь.
Знание основ делопроизводства, составления организационно-распорядительной документации.
Практические навыки работы в системах электронного документооборота.
Понимание принципов работы систем электронного документооборота.
Владение офисной оргтехникой.
Опыт работы в составлении архива и сдачи документов в архив;
Высокий уровень коммуникабельности и неконфликтности;
Умение оперативно решать административно-хозяйственные вопросы;
Стресс-устойчивость и мультизадачность.
Обработка отправляемой и поступающей корреспонденции, ее регистрация, хранение и направление в соответствующие структурные подразделения.
Обработка приказов и распоряжений, их согласование, регистрация, хранение и направление в соответствующие структурные подразделения.
Оказание методической поддержки по вопросам отправляемой и поступающей корреспонденции, оформления приказов и распоряжений.

Условия:

Работа в офисе (5/2, 9:00–18:00) в пешей доступности от метро Щукинская
Официальное трудоустройство по ТК РФ (белая зарплата, оплачиваемый отпуск и больничные)
Образование среднее профессиональное или высшее (желательно профильное: документоведение, менеджмент)