Операционный ассистент / Менеджер внутренних проектов / Фея / Эльф

Привет! Меня зовут Лиза Николаева, я старшая Фея в IT-Agency. Мы в поиске ответственного, системного, и при этом эмпатичного человека в команду заботы, который будет помогать в организации рабочих процессов.

Феи — наша служба заботы и поддержки. Мы не представляем свою жизнь в агентстве без фей: они с теплом создают условия для комфортной работы, а ещё помогают в сложных ситуациях — от выставления счёта подрядчику до переезда с одного сервиса на другой.

• Быть на связи с 10:00 до 19:00 по МСК и оперативно реагировать на запросы команды.
• Решать задачи по готовым чек-листам и инструкциям.
• Администрировать и продлевать сервисы, которыми команда пользуется ежедневно. Например, G Suite, MS Office, корпоративный мессенджер Пачка, Passwork, Аспро.Cloud и прочие.
• Предоставлять доступы к сервисам, документам, таблицам по запросу от команды.
• Работать с подрядчиками: подбирать варианты (например, для производства мерча), анализировать КП, оформлять заказы, контролировать документы, оплаты и доставки.
• Поддерживать базу знаний и информацию на сайте, актуализировать и создавать инструкции по работе с сервисами.
• Организовывать поздравления, выбор и доставку подарков для команды и клиентов.
• Помогать новеньким при устройстве в агентство: отправлять доступы, подсказывать, что и как работает, к кому и с каким вопросом можно прийти.
• Общаться с бухгалтерией, работать с первичными документами и вести отчётность. Например, надо будет отправлять счета на оплату, вести реестр расходов, собирать закрывающие документы, помогать с заключением договоров. Знания бухгалтера или специалиста по документообороту не требуются.
• Помогать с организацией внутренних и внешних мероприятий: вебинаров, встреч команды офлайн.
• Иногда взаимодействовать с курьерами и обслуживающим персоналом.

• Опыт работы с похожим набором задач.
• Опыт работы с сервисными платформами, digital-инструментами. Лёгкость в освоении новых.
• Базовые навыки использования Ai (ChatGPT, DeepSeek или другие, нейросети для генерации изображений). Для ускорения и повышения эффективности, но не теряя в качестве
• Умение переключаться с задачи на задачу без потери качества работы. К тебе будут обращаться сразу несколько сотрудников с маленькими, но разноплановыми и срочными задачами. Важно держать себя в руках, не паниковать, чтобы быстро и чётко их решать.

• как работает админка G Suite,
• как работать с задачами в системах для управления процессами. Мы внедряем Аспро.Cloud,

Какие навыки и личные качества помогут в работе феей

• Понимать формат распределённой команды. Желательно иметь опыт работы в такой команде.
• Не бояться ошибок и не унывать из-за промахов, а предлагать решения и исправлять. Нашу фею можно попросить о задаче и забыть о ней с уверенностью, что всё будет сделано верно и в срок.
• Быть общительной и оптимистичной. По работе понадобится регулярно и много взаимодействовать с командой. Если вы предпочитаете тишину и одиночество, вам будет некомфортно.
• Доводить инициативу от идеи к результату. У нас можно и нужно проявлять инициативу, если видишь, что процесс можно улучшить или создать с нуля. Держать вектор на непрерывные улучшения.
• Понимать разницу между «делать» и «сделать»: https://bureau.ru/books/fff/demo/4.

Что тебя ждёт

• Работа в мини-команде, онбордить и передавать процессы будет старшая Фея.
• Взаимодействие с командой по задачам, через призму заботы.
• Выполнение множества однообразных задач, требующих внимательности, по описанным гайдам.
• Работа с нетривиальными задачами, не связанными с привычной деятельностью. Например, восстановить потерянный доступ или помочь с организацией поездки. Для этого понадобится погрузиться в проблему, разобраться и найти решение.
• Креативные задачи: например, придумать идеи для стикерпака на годовщину сотрудника или формат офлайн-офиса на выезде команды.

Условия

• Удалённый формат работы.
• Зарплата от 40 000 до 50 000 ₽ на руки в зависимости от опыта и результатов интервью.
• График 5/2 с 10:00 до 19:00 по МСК.
• Отпуск 2 раза в год по 2 недели плюс официальные российские праздники.
• Официальное оформление, белая зарплата на карточку два раза в месяц.
• Работа с дримтим :)

Как откликнуться и что будет дальше
Если чувствуешь, что описание про тебя, откликайся.

Выполни тестовое задание (займёт около 30 минут). Оно поможет оценить твой опыт, ход мыслей и ключевые навыки, а тебе — понять, какие задачи предстоит выполнять и хочешь ли ты идти дальше.

Тебе напишет Ольга Кука, наш AI-рекрутер. Она задаст вопросы. Глубина ответов на которые, в том числе попадёт в оценку.

Процесс будет выстроен так:
Тестовое задание → собеседование → оплачиваемый тест-драйв (суммарно до 10 часов) → оформление в штат с испытательным сроком 3 месяца.