Офис-менеджер

ВАКАНСИЯ: Офис-менеджер бизнес-центра Edition 65

Обязанности офис-менеджера

1. Документооборот и отчетность

• Ведение базы договоров с арендаторами и подрядчиками.
• Контроль сроков подписания, продления, пролонгаций.
• Работа с актами, счетами, закрывающими документами.
• Создание внутренних регламентов и шаблонов документов.
• Организация хранения документов (в бумажном и электронном виде).

2. Работа с арендаторами (офисная часть)

В отличие от администратора, офис-менеджер работает больше “по документам” и коммуникации:

• Информирование арендаторов по всем административным вопросам.
• Подготовка писем, уведомлений, коммерческих предложений.
• Напоминания по оплатам, документам, срокам.
• Ведение базы контактов арендаторов, обновление карточек.

3. Закупы и работа со снабжением

• Заказ канцелярии, расходных материалов, воды, хозтоваров для офисной части управления.
• Контроль наличия и состояния офисного оборудования (принтеры, техника, связь).
• Организация мелких закупок для здания (по согласованию с директором).
• Сравнение коммерческих предложений и выбор оптимального поставщика.

4. Контроль процессов внутри управляющего офиса

• Порядок в зоне ресепшн.
• Организация рабочего пространства руководства и офиса управления БЦ.
• Ведение учёта ключей, карточек доступа, выдача/приём.
• Ведение инвентаризации имущества.

5. Финансово-административная помощь

• Сбор чеков и счетов, их систематизация.
• Подготовка первичной информации для бухгалтера.
• Ведение Excel-таблиц расходов управляющего офиса.
• Формирование ежемесячного отчёта по административным затратам.

6. Коммуникации и внешние взаимодействия

• Общение с поставщиками и подрядчиками по административным вопросам:
  бумага, вода, интернет, связь, доставка, сервисные услуги.
• Организация встреч потенциальных арендаторов (координация с директором).
• Выполнение поручений, связанных с взаимодействием органов гос.службы (письма, заявления, сбор документов).

Требования к кандидату

• Опыт работы офис-менеджером, ассистентом руководителя, администратором или секретарём.
• Очень высокий уровень организации и внимательности.
• Уверенное владение Excel, Word, Google Docs.
• Грамотный русский язык, казахский — плюс.
• Умение быстро учиться и работать в режиме многозадачности.
• Опрятность, аккуратность в общении, вежливость, ответственность.

Условия работы

• График: 5/2, 09:00–18:00.
• Место работы: офис управления в бизнес-центре Edition 65.
• Фиксированная заработная плата.
• Испытательный срок — 2 месяца.