Помощник/ассистент руководителя

Группа компаний Тепло Сибири – надежный и проверенный работодатель!

Открыта вакансия Помощник руководителя (ведение делопроизводства и документооборот)

Оставляя отклик необходимо добавить сопроводительное письмо - вопросы внизу вакансии!

Эта вакансия подойдет кандидатам с опытом работы в бухгалтерии, банковской сфере, охрана труда, делопроизводство.

ЗП в месяц от 70 000 рублей на руки, финальная сумма зависит от опыта и навыков соответствующих функциям данной вакансии и обсуждается лично с директором.

Мы предлагаем:

• Работу в компании производителе с 15-ти летней историей в сфере проектирования и сервиса тепловых сетей!
• Удобный стандартный график работы 5/2 в офисе на Писарева 108

Режим работы офиса с пн-пт с 9:00 до 18:00, сб и вск - выходные, работаем по производственному календарю;

• Комфортные условия труда и полностью оборудованное место работы в офисе, в Центральном районе;
• Понятное и быстрое внутреннее введение в должность (программы/документы/регламенты/правила) , профессиональный и карьерный рост внутри нашей компании;
• Своевременную выплату заработной платы, БЕЗ задержек с ежегодной индексацией;
• Трудоустройство в соответствии с ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск и больничный;
• Тренинги и программы обучения, направленные на улучшение профессиональных навыков и компетенций;
• Внимание и заботу руководителей нашей компании - мы поздравляем сотрудников с днем рождения и праздниками, дарим подарки и проводим совместные корпоративные мероприятия.

Задачи Помощника руководителя:

• Составление Договоров подряда/проектирования/оказания услуг по всем трем организациям (по шаблонам), оставление Дополнительных соглашений, протоколов разногласий, проведение входящих документов от Поставщиков (внесение в 1С информацию о поставке);
• Составление допусков на объекты - комплект документов по всем сотрудникам (списки, приказы на ответвенных);
• Написание исходящих административных писем (совместно с юристом и бухгалтером компании), прием и регистрация входящих писем, заполнение почтовых отправлений и отправка по России, покупка билетов авиа/РЖД, бронирование отелей/квартир в других городах, закупка канцелярии и воды;
• Оформление удостоверений, протоколов на обучение и повышение квалификации в т.ч в Ростехнадзоре, помощь в организации аттестации специалистов в учебных центрах (взаимодействие со специалистом оказания услуг);
• Сдача отчетности в СРО строительное и проектное, прохождение проверок СРО проектное и строительное;
• Поддержание порядка в офисе (обращение внимания сотрудников на содержание рабочих мест).

Ведение и учет входящих и исходящих Договоров по ТС, ОТ и ИП. - Регистрация договоров в единой таблице (таблица уже есть), проверка правильности подписания документов, чтобы везде была печать и подпись, как с нашей, так и со стороны либо заказчиков, либо Поставщиков). Лучше ввести еще и на бумаге (если кто-то забирает пусть ставит подпись и дату когда забрал, когда вернул;

Составление Договор по ТС, ОТ и ИП. Договора на СМР, проектные работы и т.д. обновление учетных карточек по каждой организации, чтобы все реквизиты были корректные;

3. Введение кадрового учета специалистов по организации. - Нужно составить таблицу и эл. и на бумаге, прописать все все данные по человеку, т.к. они часто требуются для составление приказов и допусков, написать все удостоверения и сертификаты которые имеет человек, какой срок их действия, и отслеживать кому их нужно обновлять, подавать документы в РТН на прохождение обучения и обновление информации по охране труда, пром безопасности, пожарной безопасности), копии и сканы всех документов должны быть в доступе в хорошем качестве;

4. Составление допусков на объекты - Составление и учет всех приказов, которые оформляются на объекты (есть спец. журналы где это учитывается, составлять заново не нужно). Учет все журналов, которые есть на организацию (сварочные, общий, на охрану труда) чтобы потом нехватки не было. При оформление допусков, так же должны формироваться реестр и акты передачи документов на каждый объект, только под подпись.

Хорошо, если у вас имеются:

• Высшее образование (техническое);
• Аналитический склад ума, точность и внимательность в работе с документами;
• Порядочность, усидчивость, ответственность, презентабельность.

Адрес офиса и места работы:

Центральный офис, город Новосибирск, 630049, ул. Писарева 108, 3 этаж

Пожалуйста оставьте отклик с вашим резюме и укажите в сопроводительном письме кратко - ваш опыт работы и имеется ли у вас опыт по нашему функционалу, а также удобное время для звонка и мы с Удовольствием ответим на все ваши вопросы и договоримся о личной встрече.