Ассистент руководителей / Офис-менеджер

Мы — быстрорастущий AdTech стартап, где ценятся оперативность, качество и внимание к деталям. В команде уже есть руководители, которые взаимодействуют с клиентами, площадками, партнерами в разных городах/странах. Ищем ассистента, который возьмет на себя всё, что позволяет руководителям работать эффективно — управление логистикой, документацией, организацией встреч и поездок, офисные процессы и т.д.

Обязанности:
Ниже — расширенный список задач, которые будут входить в зону ответственности. Некоторые могут быть добавлены / убраны в зависимости от степени senior-уровня / объёма работы:

1. Календарное управление и встречи

• Вести календари руководителей: запланировать, подтверждать, напоминать, синхронизировать
• Организовывать встречи с клиентами и площадками: согласование времени, места, формата (офис / онлайн / площадка), обеспечение необходимого оборудования / материалов
• Подготовка помещений для встреч: бронирование переговорных, подготовка презентационных материалов, напитков, снеков, техника, кофе-чай и т.п.
• Подготовка follow up’ов по проведенным встречам

2. Организация командировок и поездок

• Бронирование билетов (авиа, поезд, авто) и жилья
• Подготовка маршрутов, логистика
• Оформление командировочных, заполнение отчетов, обработка чеков, возврат расходов

3. Виза и документы

• Координация сбора документов для виз, разрешений и др.
• Составление списков, контроль сроков, запись на подачу/интервью, работа с визовыми центрами / посольствами
• Возможность подачи документов по доверенности, получение документов

4. Офисная деятельность

• Закупка техники, расходных материалов, канцелярии
• Обеспечение офиса всем необходимым: напитки, снэки, уборка, обслуживание (сантехника, интернет, связь, электрика и др.)
• Поддержка рабочего места сотрудников: приём, размещение гостей, курьерские службы, логистика между офисами
• Организация логистики подписания документов между офисами / филиалами

5. Отчётность и бухгалтерия помощи

• Сбор чеков / квитанций / документов по расходам с корпоративной карты (по встречам, командировкам и др.)
• Заполнение и проверка стандартных форм / шаблонов отчетов
• Ведение учета расходов, контроль сроков подачи отчетов

6. Дополнительные задачи / инициативы

• Оптимизация офисных процессов: поиск путей, как сделать работу офиса / ассистирования более эффективно
• Поддержка в организации внутренних мероприятий: совещания, выездные активностей, командные встречи, корпоративы.
• Помощь в личных непрямых задачах руководителя, если будет согласовано: встречи, подарки, бронирование, личные мелочи
• Работа с несколькими проектами / руководителями одновременно, приоритизация задач

Требования:

• Опыт работы на подобной позиции (ассистент руководителя, офис-менеджер, административная поддержка) — желательно от 1-2 лет
• Отличная организаторская способность, внимательность к деталям
• Умение одновременно управлять несколькими задачами, гибкость в приоритетах
• Хорошие коммуникативные навыки
• Знание стандартных офисных инструментов: Google Workspace / Microsoft Office (календарь, почта, презентации / документы)
• Навыки работы с затратами / бухгалтерией: сбор чеков, заполнение отчетов, стандартизированные формы
• Умение работать с визовыми центрами / посольствами — знание процесса, требований будет плюсом
• Высокий уровень ответственности, инициативности, надежность

Условия:

• Полная занятость / график 5/2 (или адаптивный, если есть задачи вне офиса)
• Локация офиса: Голиковский пер. 7, в 3 минутах от метро Третьяковская
• Социальный пакет / компенсации расходов, связанных с работой, обучение, рост
• Возможности развития: расширение зоны ответственности и уровня оплаты труда