Старший менеджер по документообороту

Привет, давай знакомиться!
Меня зовут Виолетта, я HR-менеджер компании AstraLab.

Мы активно растём и сейчас в нашу команду требуется Старший менеджер по документообороту.

AstraLab — это IT-компания из 150+ единомышленников, которые меняют рекламный рынок с помощью NewAI: generative AI, big data, creative tech и многое другое.

Наша сила — новые рекламные форматы, которые задают тренды и получают признание на главных событиях индустрии: НРФ, IzmeniSoznanie, AdIndex и тд.
Нам доверяют 300+ брендов, включая Сбер, Яндекс, Ozon. Наши технологии уже используют партнеры в 10+ странах — от Ближнего Востока до Латинской Америки.
Наша цель – ежегодно кратно расти, а ты можешь также расти с нами!

Документооборот

• Организация и контроль полного цикла документооборота, связанного с размещением и показом рекламы через программные решения
• Координация работы с внутренними подразделениями и контрагентами по вопросам оформления и согласования договоров, актов, счетов и других сопроводительных документов.
• Обеспечение своевременного оформления, проверки и сдачи первичной и отчетной документации в соответствии с требованиями законодательства и внутренними стандартами компании.
• Анализ и улучшение процессов документооборота, разработка и актуализация регламентов и инструкций.
• Контроль соблюдения сроков обработки и передачи документов, а также качество ведения архива документооборота.
• Обучение и методическая поддержка сотрудников, работающих с документооборотом в сфере рекламы с помощью ПО.
• Взаимодействие с техническими специалистами для оптимизации работы систем документооборота и учета данных.
• Соблюдение требований конфиденциальности и безопасности данных при работе с документацией.
• Закрытие документооборота и внесение первичной документации в 1С:Предприятие.
• Сверка с партнерами и клиентами
• Получение файла с результатами работы ежемесячно от внутренних команд
• Согласование сумм и форм документов с партнерами и поставщиками
• Актуализация дебиторской и кредиторской задолженности
• Подготовка актов сверки взаиморасчетов с контрагентами (на ежеквартальной основе)
• Проверка благонадежности контрагентов
• Сопровождение и полный цикл, в т.ч. контроль ведения экономической обоснованности сделок.
• Ведение наставничества команды (3 сотрудника по документообороту)

• Высшее образование
• Опыт самостоятельной организации и ведения документооборота, предпочтительно в сфере рекламы или смежных областях
• Аккуратность, внимательность
• Умение работать в условиях многозадачности
• Ответственность, исполнительность, способность оперативно запоминать и обрабатывать большой поток информации

Что даёт Работа в Астре:

• Рост и стабильность: всем доступны долгосрочные планы развития и возможность реализации себя + база в виде: ТК РФ, IT-аккредитация, ДМС+ и тд;
• Топ-бренды и свобода твоих идей: мы работаем с главными инноваторами рынка и они всегда готовы к новому;
• Точка инноваций: Мы IT-шники и каждые 6 месяцев запускаем новый продукт - будь частью этого и расти с нами;
• Всё, чтобы работа была “в кайф”: комфортный офис в центре Тамбова или Москвы или полная удаленка, адекватный и открытый менеджмент, гибкий/гибридный график, выезды, мероприятия и многое другое.

Если ты готов стать частью нашей дружной команды, где работа и отдых идут рука об руку, ждем тебя в AstraLab!