Личный помощник руководителя/бизнес ассистент

Модный дом Алёны Ахмадуллиной в поисках Бизнес‑ассистента / Личного помощника для собственника бренда.

Мы ищем проактивного и тактичного профессионала, который возьмёт на себя полный спектр административной и личной поддержки Руководителя, обеспечит порядок в задачах и календаре, комфорт в повседневных вопросах и безупречный сервис 24/7.

Зона ответственности

Бизнес‑ассистент
• Административная поддержка Руководителя: планирование, организация и координация рабочего и личного графика, составление дневных/недельных планов, напоминания.
• Постановка задач и контроль исполнения в Bitrix24: дедлайны, приоритизация, отчётность.
• Оперативный поиск, сбор и обработка информации; подготовка отчётов, презентаций, сводок.
• Ведение деловой и личной переписки, протоколирование встреч, документооборот.
• Общение с клиентами и партнёрами; ведение календаря примерок клиентов.
• Организация встреч, переговоров, выездных мероприятий.

Личный помощник
• Полное взаимодействие с водителем: координация времени и маршрутов, оформление пропусков, заказ необходимого для автомобиля, контроль своевременной оплаты страховок, прохождения ТО, оплаты штрафов, пополнения баланса транспондера и Wi‑Fi/телефона в авто.
• Выполнение личных поручений Руководителя (заказы обедов, продуктов, товаров и лекарств; бронирования салонов/ресторанов и пр.).
• Полное взаимодействие с домашним персоналом и подрядчиками: поиск, инструктаж, контроль качества, расчёты.
• Travel support — полный цикл: визы и документы, маршруты, билеты, отели, трансферы, страховки, бюджеты; сопровождение в пути.
• Заказ подарков и цветов, организация доставок.
• Организация семейных праздников: поиск подрядчиков, ТЗ, сметы, координация на всех этапах.

Требования
• Опыт работы персональным ассистентом от 3 лет, желательно у собственников/топ‑менеджеров.
• Стрессоустойчивость, готовность к ненормированному графику и быть на связи 24/7.
• Эмпатия и проявление заботы о Руководителе, сервисное мышление.
• Отличные коммуникативные навыки, внимание к деталям.
• Знание делового этикета, грамотная письменная и устная речь.
• Уверенное владение ПК, Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) — возможно тестирование.
• Уверенная работа с Bitrix24, мессенджерами и онлайн‑сервисами бронирования.
• Английский язык Upper‑Intermediate и выше (обязательно!)
• Безупречная порядочность, конфиденциальность, такт.

Будет плюсом: опыт организации международных поездок, понимание визовых требований, базовые навыки финансового учёта бытовых расходов/бюджетов, наличие рекомендаций.

Условия
• Формат: обсуждается (офис/гибрид/разъездной), возможны командировки и выезды по городу.
• Занятость: полная, ненормированный график.
• Оформление: по договорённости (ТК РФ/ГПХ/самозанятость), испытательный срок 2–3 месяца.
• Вознаграждение: конкурентное, обсуждается индивидуально; возможны бонусы по KPI.
• Обеспечение: корпоративная связь, техника (по необходимости), компенсация транспортных расходов/такси для служебных задач.