Специалист по документообороту

Обязанности

• Ведение полного цикла первичной документации по проектам: договоры/допсоглашения, счет-договора, счета, УПД/ТОРГ-12/акты, накладные, акты сверок.

• ЭДО: отправка/приём через Диадок/Сфера, работа с КЭП, контроль статусов и корректировок.

• Проверка реквизитов и правомочий контрагентов, ведение реестра договоров, актуализация карточек контрагентов.

• Подготовка и согласование спецификаций/ТЗ (полиграфия, сувениры, POSM и прочее), сбор подтверждающих документов (брифы, макеты).

• Контроль сроков: выставление, подписание, закрывающие, напоминания клиентам/подрядчикам.

• Сопоставление оплат с документами, взаимодействие с бухгалтерией по НДС/ставкам/основаниям.

• Архив (бумажный/электронный): структура, маркировка, быстрый поиск; порядок в базе (собственный CRM/1С/диск).

• Отчётность по статусам договоров/оплатам/дебиторке для руководителя.

• Документы отгрузки с логистикой (накладные, ТТН/маршрутные листы).

Требования

• Опыт в документообороте/первичке от 1–2 лет (желательно: агентство, продакшн, типография, сувенирка, B2B).

• Понимание стандартной первички (договор, счёт, УПД/акт, ТОРГ-12) и принципов ЭДО.

• Уверенно: Диадок/Сфера, КЭП; Excel/Google Sheets (фильтры, формулы, сводные; VLOOKUP/XLOOKUP), умение просматривать файлы векторной и растровой графики в соответствующих приложениях

• Аккуратность, системность, умение вести несколько проектов и соблюдать дедлайны; грамотная переписка.

Плюсом будет: 1С (Бухгалтерия/УНФ/КА), CRM (Bitrix24 и др.), опыт в маркировке «Честный ЗНАК», подготовка актов сверок.

Условия

• З/п: 70000-90000 руб

• Оформление по ТК РФ, отпуск/больничные; стабильные выплаты 2 раза в месяц.

• Формат: работа в офисе на юго-западе Москвы, испытательный срок 1–2 месяца.

• График: 5/2, 10:00–19:00 (11:00-20:00) (можно скорректировать под ваши правила).

• Прозрачные процессы: реестр договоров, чек-листы, поддержка бухгалтера и продакшн-менеджеров.

• Рост: перспектива Lead по документообороту / операционный координатор.

Испытательный срок - 2 месяца