Бизнес-ассистент / Помощник руководителя

BTRPRO - агентство технологичных мероприятий. Более 8 лет нам доверяют организацию и техническое обеспечение значимых мероприятий страны.

Мы ищем инициативного и ответственного Помощника руководителя.
Если вы умеете планировать день так, чтобы ни одна задача не осталась без внимания, любите порядок и готовы организовать бесперебойную работу нашего уютного стильного офиса, давайте скорее знакомиться!

Рабочие задачи:

1. Организация и курирование всего документооборота по проектам компании:
- согласование договоров в связке с другими отделами (бухгалтер, юрист)
- координация подписания документов
- обмен документами с контрагентами
- контроль наличия всех закрывающих документов по проектам
- отправка почты
- сканирование для электронного архива.

2. Курирование встреч, в т.ч. Zoom:
- оповещение всех участников
- подготовка переговорной
- подготовка материалов
- встреча гостей, чай/кофе (при необходимости).

3. Организация бесперебойной работы офиса:
- заказ воды, канцелярии, вкусняшек, расходных материалов и пр.
- коммуникация с арендодателем и обслуживающим персоналом
- взаимодействие с курьерскими службами
- поддержание общего порядка в офисе.

4. Персональная поддержка руководства:
- ведение календаря встреч (согласование времени, наличие свободных слотов и пр.)
- travel-поддержка (по запросу руководителя)
- участие в выборе и закупке подарков для партнеров, крупных заказчиков, сотрудников
- подготовка презентаций, краткое резюме после встреч руководителя
- выполнение личных поручений.

• Знание принципов документооборота компании, правил оформления деловой документации (в т.ч. договоров, закрывающих документов)
• Внимательность к деталям, организованность и заинтересованность в рабочем процессе
• Умение грамотно распределять свое время
• Уверенное владение ПК и орг. техникой, умение составлять отчеты, презентации.

Для нас важно:

Чтобы вы были в курсе каждого этапа проекта, своевременно (без напоминаний) координировали выполнение необходимых задач, при необходимости напоминали смежным отделам о сроках выполнения и всегда держали руку на пульсе.

• Официальное оформление в штат компании;
• Полностью "белая" зарплата;
• Работа в графике 5/2 в стильном офисе рядом с м. Тульская (5 минут пешком);
• Рабочий день с 9:00 до 18:00 (только офис, без возможности работать удаленно);
• Оплата мобильной связи + выдаем рабочий телефон;
• Кофе, фрукты и вкусняшки как приятное дополнение к работе :)

Если вас заинтересовала наша вакансия, расскажите в сопроводительном письме какой из блоков перечисленных задач у вас получается лучше всего. А так же, каким по вашему мнению должен быть хороший помощник руководителя.